Účetnictví má probíhat plně automaticky. Vstupem pro správné fungování účetnictví jsou zákaznické objednávky, vydané objednávky, bankovní výpisy, důsledná práce skladníků se skladovou aplikací a lidí ve výrobě s odepisováním práce.
- Obchodník založí zákaznickou ovjednávku. Důležité je uvést zákazníka, množství, cenu.
- Do výroby se vygenerují požadakvy a výroba vše vyrobí. Tím že výroba spotřebovává vstupní materiál, Automaticky se zaúčtovávájí skladové pohyby do Hlavní knihy.
- Při dokončení výroby výrobku, se automaticky naskladní. Dojde k jeho automatickému ocenění a zaúčtování skladového pohybu do Hlavní knihy
- Při expedici vznikne dodací list, který si automaticky natáhne údaje z objednávky. Dojde k automatickému zaúčtování skladových pohybů do Hlavní knihy.
- Účtárna založí vydanou fakturu tím, že načte dodací list. Tzn všechny údaje jsou již vyplněny. Záznamy do účetní hlavní knihy vzniknou automaticky samy na základě údajů z faktury a Předpisu zaúčtování.
- Účtárna načte bankovní výpis. Je-li uhrazen správně, dojde k automatickému vypořádání faktury a následnému automatickému zaúčtování platby do Hlavní knihy.
- Nákupčí dostal ve výhledu nákupo pokyn na objednání materiálu. Založí skladovou objednávku.
- Skladník naskladní přijduvší materiál. Automaticky dojde k zaúčtování skladového pohybu do Hlavní knihy.
- Účtárna přijde přijatou fakturu tím že ji automaticky naplní všemi údaji z příjemky a skladové objednávky. Automaticky dojde k zaúčtování skladového pohybu do Hlavní knihy.
- Účtárna nachystá platební příkaz.
- Účtárna načte bankovní výpis. Je-li uhrazen správně, dojde k automatickému vypořádání faktury a následnému automatickému zaúčtování platy do Hlavní knihy.
Další možné postupy práce s doklady nejdete zde.
Je-li správně nastavena klasifikace zboží, služeb. Dále jsou-li správně vyplněny všechny údaje dodavatelů a odběratelů. Systém sám zařadí faktury přijaté a vydané do odpovídajících kolonek Hlášení DPH, kontrolního hlášení, a souhrnéno hlášení.
Jak na DPH
Tím že se načtou bankovní výpisy, dojde u plateb, které se opakují k automatickému zaúčtování do Hlavní knihy na základě Předpisu zaúčtování. Příkladem takového využití může být bankovní polatky, platby kontokorentu apod.
Toto je kritická agenda pro automatickou a správnou fuknci účetnictví. Díky předpisům zaúčtování se identifikují účetní doklady, skladové pohyby, platby atd. a následně může dojít k jejich plně automatickému zaúčtování.
Detailní popis agendy je zde.
První vypořádáme všechny platby, kde odpovídá VS bez ohledu na výši částky.
Zbylé platby vypořádáme v případě, že se shoduje číslo účtu a částka je +/- 20 %. Párujeme FIFO.
Pro účely porovnání částek jsou převedeny obě strany do tuzemské měny k času platby.
- Účetní doklad
- Hodnota účetního dokladu - výše částky z dokladu, který se použije pro vypořádání platby ve měně dokladu
- Platby
- Částka platby - výše částky, která se pro daný doklad použije z platby ke zpárování v měně platby
- Reconsiling documekt - dokument ( interní dokument) který se využije k vypořádání platby ( částka k tomu to dokladu je částka platby)
Agenda pro načítání bankovních výpisů. Pro import výpistu, prostě vložte Drag&Drop soubor do pole pro importovaný soubor. Vyberte patřičný formát, ve kterém je soubor uložen.
V detailu importu můžete vložid přílohu. Například bankovní výpis v PDF.
- podku chcete k platbě uvést nějaký komentář, pište jej do políčka Zpráva
Obecně vypořádání probíhá do plné výše každé strany (platba na 1000 a doklad na 500 -> spáruje se jen 500). Párování probíhá po zaúčtování při změně účetního dokladu a platby.
V Accounting Configuration je možné nastavit tolerance pro nedoplatky.
Při vypořádání platby, kde částka neodpovídá je použita tolerance (nastavení Accounting Configuration). Vypočtená tolerance (konstanta pro vypořádání bez převodu měn či % při převodu měn) je maximální výše rozdílu částek a v případě, že je rozdíl v toleranci, tak jsou obě strany vypořádány do plné výše a v takovém případě může být vypořádáno v platbě např. 102 Kč a v dokladu 100 Kč - rozdíl je typicky zaúčtován na výnosový nebo nákladový účet.
Při vystavování dokladu do zahraničí plátci musí mít všechny položky jednotný kód předmětu plnění.
V této agendě se zadávají podmínky pro automatické zaúčtování dokladu do hlavní knihy.
Předpisy zaúčtování se aplikuje vždy jeden na celý účetní odklad podle zvolených filtrů. V případě že doklad obsahuje DPH, tak se hodnoty DPH aplikuje extra předpis, který ve filtru má DPH zmíněné.
- Časově rozlyšeno - Na doklad, který je použit v agendě Časového rozlyšení bude aplikovat tento předpis zaúčtování (využívá se pro zaúčtování 311/381(389) )
Některé podmínky a následná zaúčtovaná částka může vyžadovat jednoduchý výpočet. K tomuto účelu slouží základní matematické operátory EvalEx knihovna
Příklady předpisů zaúčtování
V Předpisu zaúčtování vybereme agendu Účetní doklad:
- "a" -> částka v referenční měně přepočtená účetním kurzem
- "e" -> účetní kurz
- "d" -> kurz dokladu
- "r" -> zaokrouhlovací rozdíl dokladu
V Předpisu zaúčtování vybereme agendu Vypořádání / Reconciliation:
- v případě že necháme vrorec prázdný použije se hodnota z políčka účetního dokladu
- "s" -> částka z políčka Payment amount pořepočítaná na referenční měnu kurzem k času platby
- "a" -> částka z políčka Document amount přepočítaná na referenční měnu kurzem k času zaúčtování dokladu
- No conversion - pravidlo se aplikuje když je měna dokladu a platby stejná
- Conversion - pravidlo se aplikuje když není měna dokladu a platby stejná
No conversion = měna dokladu a platby je stejná
Conversion = měna dokladu a platby není stejná
V Předpisu zaúčtování vybereme agendu Payments:
- v případě že necháme vrorec prázdný použije se hodnota z políčka platby
- "a" -> částka z políčka Payment amount pořepočítaná na referenční měnu kurzem k času platby
Typy skladových pohybů
- Purchase
- Production receive
- Inventory receive
- Substitution receive
- Expedice
- Production consumtion
- Issuer Nonconformity
- Issue stage
- Issue person
- Inventory issue
- Substitution issue
- Datum zavedení účetnictví
Účetní doklady založené před tímto datem, je možné libovolně číslovat.
- Tolerance automatického vypořádání v základní měně
- Procentní tolerance automatického vypořádání, pokud se jedná o ostatní měny než základní
- Adresa datové schránky Finančního úřadu pro poslání DPH
- Adresa datové schránky pro sociální zprávu
- Podporované formáty platebních příkazů jsou FioXML a ABO ( ČSOB, RB tuzemské platby)
Zde je možné si založit nový typ členění pro kombinaci Typu daně "Běžná, samovyměřená, osvobozená". Másta dodání, typu protistrany (plátce, neplátce) Předmětu plnění. Typu dokladu (přijatý, vydaný, faktura, dobropis atd...)
- Filtrovat společnost - pokud se do dokladu vkládají položky z dodacích listů příjemek a kooperací, budou automaticky předvybrané jen ty skladové pohyby, které odpovídají společnosti v hlavičce účetního dokladu.
- Vyžaduje protistranu - protistrana na dokladu bude povinná (u interních dokladů by toto mělo být vypnuté)
- Vyžaduje přijaté číslo dokladu - Zaškrtnutím nastavíte že políčko Číslo dokladu protistrany bude na účetním dokladu povinné. Něpř. u přijatých faktur
- Vyžaduje variabilní symbol - Zaškrtnutím nastavíte že políčko VS bude na účetním dokladu povinné. Něpř. u přijatých faktur