Video: Dlouhodobý majetek | poslední úprava - 24.10.2024
Agenda dlouhodobého majetku ve Factorify slouží k evidenci hmotného i nehmotného majetku s pořizovací cenou převyšující 80 000 Kč nebo dle vnitropodnikové směrnice každé účtní jednotky a dobou použitelnosti (nebo provozně technickou funkcí) delší než jeden rok. Součástí evidence jsou rovněž soubory movitých věcí, které splňují výše uvedené podmínky.
Tato agenda zároveň umožňuje evidovat i drobný majetek.
Factorify automaticky vypočítává a zaúčtovává daňové odpisy v souladu se zákonem o daních z příjmů. V případě potřeby lze využít také volitelné účetní odpisy, které lépe reflektují skutečné opotřebení majetku z hlediska účetnictví.
¶ Import dlouhodobého majektu z jiného účetního programu
Pro snadné převedení majetku z předchozího účetního systému doporučujeme využít funkci hromadného nahrávání.
Postup:
- V sekci dlouhodobého majetku klikněte na ikonu tužky vedle zeleného tlačítka „+“.
- Zobrazí se modální okno se třemi možnostmi: Úprava, Vytvoření, Nahrání souboru.
- Zvolte možnost Vytvoření.
- Vyberte požadované sloupce kliknutím na jednotlivé řádky – vybrané sloupce se zvýrazní modře.
- Klikněte na tlačítko „Stáhnout soubor“ a soubor se automaticky uloží do vašeho zařízení.
Doporučené sloupce pro import:
- Název
- Kód – identifikátor majetku z původního systému
- Typ dlouhodobého majetku – vyplňuje se ID typu majetku
- Datum pořízení
- Vstupní cena
- Účetní odpisový plán – vyplňuje se ID odpisového plánu
- Počet období – počet měsíců odpisu
- Daňová odpisová skupina
V případě, že ve své evidenci používáte také nákladová střediska nebo uživatele, doporučujeme tyto sloupce rovněž přidat.
Po stažení Excel souboru jej otevřete a doplňte požadované údaje. V souboru se automaticky objeví také sloupec ID, který není nutné vyplňovat – systém jej při importu vygeneruje automaticky.
Po vyplnění se vraťte zpět do systému Factorify, opět klikněte na ikonu tužky, zvolte možnost Nahrání souboru, a do pole Editační soubor nahrajte připravený Excel.
Po úspěšném importu se zobrazí zelené potvrzení o nahrání majetku. V případě chyby bude zobrazeno červené upozornění s popisem problému.
Pro generování příslušných účetních a daňových transakcí souvisejících s životním cyklem majetku jsou kritické typy operací Pořízení dlouhodobého majetku a Zařazení do užívání.
Aby bylo možné tyto operace provést hromadně (a ne ručně), postupujte následovně:
- Klikněte na ikonu tužky a zůstaňte v sekci Úprava.
- Rozklikněte řádek s operacemi.
- Vyberte variantu Dlouhodobý majetek – zobrazí se sloupce:
- Dlouhodobý majetek (ID dlouhodobého majetku)
- Datum
- Typ operace
- Hodnota
- Vygenerujte Excel soubor. Výstupem budou dvě záložky:
- LongTermAsset – obsahuje seznam ID karet majetku
- LongTermAssetOperation – s touto záložkou budeme dále pracovat
Vyplnění souboru: - Sloupec ID: Slouží k tomu, aby měla každá jednotlivá operace, například pořízení, zařazení nebo technické zhodnocení, své unikátní identifikační číslo. I pokud operaci následně smažete, stejné číslo už se znovu nepřidělí. Proto se automaticky vytváří sloupec ID, kde je potřeba vyplňovat hodnoty postupně ve formátu a1, a2, a3 a tak dále. Každá operace musí mít unikátní ID ve vzestupné číselné řadě, aby systém mohl jednoznačně každou operaci rozpoznat a správně zařadit.
- LongTermAsset: Zapište ID karty majetku, ke kterému se operace vztahuje.
- Typ operace: Vyberte z následujících hodnot:
ACQUISITION – pořízení
ACTIVATION – zařazení do užívání - Datum: Uveďte datum operace.
- Hodnota: Doplňte částku odpovídající dané operaci.
Po vyplnění souboru jej opět nahrajte do systému přes ikonu tužky v části Nahrání souboru.
Upozornění:
Po nahrání operací důkladně zkontrolujte všechny karty majetku a porovnejte je s údaji z předchozího účetního systému, abyste měli jistotu, že byly přeneseny správně.
¶ Agenda Dlouhodobého majetku
V této agendě se eviduje jak dlouhodobý majetek, tak i drobný majetek. Zobrazují se zde jednotlivé karty majetku s veškerými potřebnými informacemi.
Součástí agendy je také sekce Dokumenty, ve které naleznete následující tiskové sestavy:
- Inventurní soupis drobného hmotného majetku
- Inventurní soupis majetku
- Přehled dlouhodobého majetku podle daňových skupin
- Soupis majetku s rozdílnými daňovými a účetními odpisy
- Účetní odpisy dlouhodobého majetku uplatněné jako výdaj podle § 24 ZDP
Všechny tyto dokumenty je možné filtrovat podle zvoleného roku, případně seřadit majetek dle typu nebo dalších dostupných parametrů podle vašich potřeb.
¶ Karta dlouhodobého majetku
Karta dlouhodobého majetku slouží k evidenci veškerých operací, odpisů a souvisejících informací o konkrétním majetku. Jedná se o základní prvek správy dlouhodobého majetku v systému.
Karta obsahuje několik přehledně členěných částí, které slouží k zadání a správě následujících údajů:
- Obecné
- Operace
- Korekce
- Uplatnění daňových odpisů
- Přestávky
- Přílohy
- Dokumenty
- Seznam nářadí a stroje v kartě majetku
- Daňové odpisy dlouhodobého majetku
- Účetní deník
Jednotlivé části si podrobněji představíme v následujícím textu
¶ Obecné
Sekce Obecné slouží jako zdroj základních identifikačních údajů o majetku. Obsahuje klíčová pole, která jsou nezbytná pro vytvoření a uložení karty dlouhodobého majetku.
Dále si také můžete doplnit uživatele (odpovědnou osobu) a nákladové středisko, či napsat poznámku.
Při vytvoření nového záznamu musíte doplnit:
- Název dlouhodobého majetku
- Typ dlouhodobého majetku – vyberete ze seznamu.
- Datum pořízení
- Vstupní cenu (Pořizovací cenu) – pokud mezi operace zadáte Pořízení, doplní se automaticky. Reaguje na změny ceny zadávané v operacích.
- Zbytkovou hodnotu – hodnota, která zbyde na konci doby odepisování v případě účetních odpisů.
- Účetní odpisový plán - vyberete ze seznamu.
- Počet období– počet měsíců účetního odpisového plánu.
- Daňová odpisová skupina - vyberete ze seznamu.
¶ Operace
Sekce Operace slouží k evidenci všech klíčových účetních a majetkových událostí v životním cyklu dlouhodobého majetku – od pořízení přes změny ocenění až po vyřazení.
Operaci přidáte pomocí modré ikonky Nová položka a dále vyplníte datum, typ operace a hodnotu (částku). Do řádku operace můžete vložit položku účetního dokladu nebo skladový pohyb, kterými byl majetek pořízený. Cena z položky účetního dokladu nebo ocenění skladového pohybu se přenese do hodnoty operace.
Operace:
- Pořízení majetku:
Operace Pořízení majetku představuje klíčový krok pro správné fungování karty dlouhodobého majetku. Její vyplnění je nezbytné, neboť na jejím základě se propisuje pořizovací cena do souvisejících dokumentů a navazují na ni veškeré další operace, jako je zařazení do užívání, technické zhodnocení či odpisy. - Zařazení do užívání:
Pokud je pořízení majetku kompletní, zkontrolujete, zda cena pořízení a zařazení odpovídá skutečnosti. Do sekce Operace přidáte novou položku, kde doplníte datum zařazení dlouhodobého majetku, typ operace Zařazení do užívání a hodnotu, v jaké majetek zařazujete. Po uložení operace se v tabulce Daňových odpisů dlouhodobého majetku zobrazí daňové odpisy, účetní odpisy uvidíte v sekci Účetní deník. - Změna ceny dlouhodobého majetku:
Změnu ceny dlouhodobého majetku, tedy její zvýšení, snížení případně technické zhodnocení, zadáváte pomocí Operace.
V Operacích přidáte nový řádek a z nabídky si zvolíte příslušný druh změny ceny a doplníte datum a hodnotu této změny. Po uložení se automaticky přepočítají všechny potřebné údaje, včetně účetních předpisů. - Vyřazení majetku:
Pro vyřazení dlouhodobého majetku přidejte novou položku Vyřazení pořizovací ceny a vyplňte do hodnoty výší pořizovací ceny. Po uložení operace se zadané datum automaticky propíše do pole „Vyřazeno od“. Pokud majetek nebyl plně odepsán, systém navíc automaticky vytvoří doplňkovou operaci s názvem Vyřazení zůstatkové ceny při prodeji, ve které je uvedena vypočtená účetní zůstatková hodnota majetku. Pokud jste majetek nevyřadili z důvodu prodeje, ale z jiných důvodů, můžete kdykoliv typ operace majetku změnit podle konkrétní situace.
Příklad plného odepsání:
Příklad vyřazení ještě před plným odepsáním:
¶ Korekce
Sekce Korekce odpisů umožňuje ruční úpravu odpisů, které systém automaticky vypočítal na základě zvoleného účetního nebo daňového odpisového plánu. Tuto možnost využijete především v případech, kdy odpisy evidované v předchozím účetním softwaru neodpovídají odpisům vypočteným ve Factorify, například při přechodu na nový systém nebo při zadávání historického majetku.
Zvláště důležitá je tato sekce v situaci, kdy potřebujete zaevidovat majetek s datem zařazení do období, které je ve Factorify uzamčeno tzv. úplným zámkem. V takovém případě systém neumožní klasické zadání odpisů pomocí operací, a proto je nezbytné zadat veškeré dřívější odpisy právě prostřednictvím sekce Korekce.
Úpravy se provádí přidáním nové položky, kde zadáte konkrétní rok, kterého se korekce týká, a zvolíte, zda se jedná o daňový či účetní odpis. Do pole Korekce [+/-] poté uvedete částku, o kterou chcete upravit původní hodnotu – buď kladně, nebo záporně.
Například:
Máte majetek, který se začal odepisovat v roce 2023, ale do Factorify ho zadáváte až v roce 2025. Ve vašem původním programu vyšly účetní odpisy ve výši 100 007 Kč, zatímco ve Factorify vám vychází 100 008 Kč, tedy o 1 Kč více. Tento rozdíl upravíte pomocí korekcí tak, že do korekce doplníte:
- Rok: 2023
- Typ: Účetní
- Korekce [+/-]: -1
Tím se částka odpisů v roce 2023 sníží o 1 Kč a bude odpovídat skutečnosti z vašeho původního programu. A na kartě majetku pak uvidíte částku již sníženou o tuto korekci, tedy ve správné výši odpovídající vašemu původnímu programu.
¶ Uplatnění daňových odpisů
Tuto sekci využijete v případě, že potřebujete uplatnit daňový odpis v nižší částce, než která odpovídá ročnímu odpisu, například v roce vyřazení majetku, kdy můžete uplatnit maximálně polovinu ročního odpisu. Uplatnění daňových odpisů upravíte pomocí nové položky, kde vyplníte rok, kterého se uplatnění týká, a do sloupce Uplatněný odpis [%] vyplníte, zda uplatňujete 0 %, 50 % nebo 100 %. Také se v této sekci automaticky vygeneruje nová položka, když vyplníte v sekci Operace Vyřazení majetku.
¶ Přestávky
Přerušení daňových odpisů provedete v sekci Přestávky, vložením nové položky vyberete rok, který si zvolíte přerušit. Doba odepisování majetku se poté automaticky prodlužuje o počet daňových období přerušení.
¶ Přílohy a Dokumenty
Do části Přílohy můžete nahrávat různé dokumenty související s majetkem, například karty majetku z předchozího účetního systému pro lepší dohledatelnost nebo jiné doklady vztahující se k danému majetku.
Část Dokumenty obsahuje pět přednastavených (parametrizovaných) dokumentů, které lze k majetku generovat:
- Karta dlouhodobého majetku
- Plánované daňové odpisy
- Plánované účetní odpisy
- Protokol o vyřazení majetku
- Protokol o zařazení majetku
U dokumentu Karta dlouhodobého majetku máte možnost vybrat konkrétní rok, pro který chcete kartu zobrazit, a také nastavit, zda má být karta generována včetně odpisů. I při zvolení konkrétního roku však na kartě majetku uvidíte veškerá období, za která je majetek odepisován. Pokud je u některého roku uvedena značka „“, znamená to, že odpis za daný rok je pouze evidován pro účely zobrazení na dokumentech dlouhodobého majetku, ale není zaúčtován v systému.
¶ Seznam nářadí a stoje v kartě majetku
Tato sekce slouží k propojení karty dlouhodobého majetku s agendami Stroje a Nástroje. V konkrétním poli Dlouhodobý majetek ve stroji či nástroji si můžete vybrat odpovídající kartu majetku, která se následně v této sekci zobrazí.
Zobrazují se zde následující údaje:
- název,
- referenční číslo,
- typ,
- sériové číslo,
- poznámka,
- pracoviště,
- odkaz na stroj,
- odkaz na nástroj.
Nemusíte se obávat o bezpečnost zobrazení – pokud má zaměstnanec oprávnění pouze pro agendy strojů a nástrojů, nebude mít možnost se prokliknout přímo do karty dlouhodobého majetku. V případě, že nemá oprávnění pro modul dlouhodobého majetku, tento majetek se mu nezobrazí.
¶ Daňové odpisy dlouhodobého majetku
V této sekci se automaticky vygenerují daňové odpisy podle daňového odpisového plánu, který jste si zvolili v sekci Obecné.
¶ Účetní deník
V účetním deníku se zobrazí všechny transakce, které souvisí s daným majetkem, například zařazení do užívání, měsíční účetní odpisy, změny ocenění nebo vyřazení. Zobrazí se zde také účetní transakce z účetních dokladů, které jste zapsali pro analyticko-statistické účely a označili pomocí ID majetku – tedy pokud máte ve sloupci Dlouhodobý majetek na dokladu vyplněnou příslušnou kartu majetku.
¶ Soubor hmotného majetku
Soubor movitých věcí představuje majetek složený z alespoň dvou samostatných movitých předmětů, které jsou evidovány společně jako jedna karta dlouhodobého majetku v agendě Dlouhodobý majetek. V průběhu jeho používání je možné tento soubor dále rozšiřovat o nové předměty, případně z něj jednotlivé položky vyřazovat.
Z hlediska přehlednosti a správného zařazení doporučujeme pro každý soubor vytvořit samostatný typ dlouhodobého majetku. Jednotlivé předměty v rámci souboru se zadávají prostřednictvím operace Pořízení, přičemž detailní popis každého předmětu je vhodné uvádět v poli Poznámka.
Soubor se zařazuje do užívání pomocí operace Zařazení do užívání, přičemž hodnota této operace je automaticky dopočítána jako součet všech dílčích pořízení.
Pokud je potřeba konkrétní předmět ze souboru vyřadit, provádí se tato akce prostřednictvím operace Částečné vyřazení pořizovací ceny. Systém při této operaci automaticky vygeneruje navazující operaci Vyřazení zůstatkové ceny při částečném vyřazení, do které doplní účetní zůstatkovou hodnotu vyřazovaného předmětu. Zároveň se v sekci Uplatnění daňových odpisů vytvoří nová položka s rokem vyřazení, kde je možné ručně zadat procento daňového odpisu, které má být v daném roce uplatněno.
Příklad karty souborou dlouhodobého majetku:
¶ Drobný majetek
Drobný majetek, který nechcete odpisovat a jehož pořízení bylo zaúčtováno přímo do nákladů, můžete také evidovat v této přehledné agendě.
Karta drobného majetku se zakládá stejným způsobem jako karta dlouhodobého majetku. Rozdíl je pouze v tom, že při zakládání zvolíte typ Drobný majetek. Tento typ majetku slouží většinou pouze pro evidenční účely, proto doporučujeme mít na typu dlouhodobého majetku zaškrtnutou možnost Drobný majetek. Díky tomu se tento majetek následně zobrazí v dokumentu Inventurní soupis drobného hmotného majetku.
Pokud byste chtěli drobný majetek i účetně odepisovat, je potřeba v nastavení typu dlouhodobého majetku zaškrtnout možnost Odepisovat a zároveň nastavit, že se má odepisovat Pouze účetně.
Pro tyto účely jsou vytvořeny z parametrizace 2 typy dlouhodobého majetku:
- Drobný dlouhodobý majetek (36 měsíců)
- Drobný neodepisovaný majetek - evidence