¶ Nastavení
-
Poskytnutí zálohy na pracovní cestu
a) Vytvoření operace na platbě
b) Vytvoření předpis zaúčtování platby -
Služební cesta
a) Vytvoření detailu zboží pro cestovné
b) Vytvoření operace na účetním dokladu
c) Vytvoření předpisu zaúčtování účetního dokladu -
Zúčtování zálohy
a) Předpis zaúčtování účetního dokladu -
Přeplatek služební cesty
a) Vytvoření platební operace
b) Vytvoření předpisu zaúčtování platby
¶ Poskytnutí zálohy na pracovní cestu
¶ Vytvoření operace na platbě
V agendě Globální / Číselníky / Operace na účetním dokladu je potřeba vytvořit novou operaci pro poskytnutí zálohy na pracovní cestu.
| Kód | Popisek |
|---|---|
| TRAVEL_ADVANCE_EMPLOYEE | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu - zaměstnanec |
| TRAVEL_ADVANCE_COMPANION | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu - společník |
¶ Vytvoření předpisu zaúčtování platby
Zaměstnanec:
| Účet: | 335 |
| Operace: | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu - zaměstnanec |
| Směr: | Výdej |
Společník:
| Účet: | 355 |
| Operace: | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu - společník |
| Směr: | Výdej |
¶ Služební cesta
¶ Vytvoření detailu zboží
V agendě Zboží je potřeba vytvořit detail zboží na cestovné a cestovné daňově neuznatelné. Detail zboží může být vytvořen i zvlášť pro například jízdné, náhrady za stravné, ubytování, vedlejší náklady aj.
¶ Vytvoření operace na účetním dokladu
V agendě Globální / Číselníky / Operace na účetním dokladu je potřeba vytvořit novou operaci pro služební cesty u zaměstnanců a společníků.
¶ Nastavení předpisu zaúčtování účetního dokladu - Ostatní závazek
V agendě Nastavení / Účetnictví / Předpisy zaúčtování účetního dokladu je potřeba vytvořit předpis účtování pro služební cestu.
| Účtovat: | Ano |
| Typ: | Faktura |
| Směr: | Přijatá |
| Typ účetního dokladu: | Ostatní závazek |
Protistrana:
| Účet | Operace |
|---|---|
| 333 | Služební cesta zaměstnanec |
| 365 | Služební cesta společník |
Položky:
| Účet | Operace | Zboží |
|---|---|---|
| 512 | Služební cesta zaměstnanec, Služební cesta společník | Cestovné |
| 512999 | Služební cesta zaměstnanec, Služební cesta společník | Cestovné - daňově neuznatelné |
¶ Zúčtování zálohy
V agendě Globální / Číselníky / Operace na účetním dokladu je potřeba vytvořit novou operaci pro zúčtování zálohy.
¶ Předpis zaúčtování účetního dokladu
| Účtovat: | Ano |
| Typ: | Faktura |
| Směr: | Přijatá |
| Typ účetního dokladu: | Ostatní závazky |
Protistrana:
| Účet | Operace |
|---|---|
| 335 | Zúčtování zálohy na pracovní cestu zaměstnanec |
| 355 | Zúčtování záolohy na pracovní cestu společník |
Položky:
| Účet | Operace |
|---|---|
| 333 | Zúčtování zálohy na pracovní cestu zaměstnaneck |
| 365 | Zúčtování záolohy na pracovní cestu společník |
¶ Přeplatek služební cesty
¶ Nastavení platební operace v číselníku
V agendě Globální / Číselníky / Operace na účetním dokladu vytvoříte dvě nové operace – pro zaměstnance a pro společníka.
¶ Nastavení předpisu zaúčtování účetního dokladu - Ostatní pohledávka
V agendě Nastavení / Účetnictví / Předpis zaúčtování účetního dokladu vytvoříte nový předpis účtování pro vrácení přeplatku.
| Účtovat: | Ano |
| Typ: | Faktura |
| Směr: | Přijatá |
| Typ účetního dokladu: | Ostatní pohledávky |
Protistrana:
| Účet | Operace |
|---|---|
| 395 | Zúčtování zálohy na pracovní cestu zaměstnanec |
| 395 | Zúčtování záolohy na pracovní cestu společník |
Položky:
| Účet | Operace |
|---|---|
| 333 | Zúčtování zálohy na pracovní cestu zaměstnaneck |
| 365 | Zúčtování záolohy na pracovní cestu společník |
¶ Příklad 1 Přeplatek tuzemské služební cesty
Zaměstnanec byl vyslán na služební cestu do Prahy. Před odjezdem mu byla vyplacena záloha ve výši 5 000 Kč. Celkové výdaje na služební cestu byly ve výši 4 500 Kč.
1) Výdajový pokladní doklad – poskytnutá záloha zaměstnanci
V agendě Platby poskytneme zálohu na služební cestu
2) Cestovné - ostatní závazek - nárok na cestovní náhradu
Pro vyrovnání salda v agendě Saldo je potřeba mít na dokladu vyplněný párovací symbol (může být libovolný).
3) Zúčtování zálohy zaměstnance - ostatní závazek
4) Vypořádání pokladního dokladu
V agendě platby je potřeba zúčtovat poskytnutou zálohu.
Vypořádání ostatního závazku - účtování:
5) Vytvoření dokladu typu Ostatní pohledávky
V agendě Účetnictví / Účetní doklady vytvořte novou pohledávku na rozdílovou hodnotu výdajového pokladního dokladu a vyúčtováním služební cesty. I v tomto případě je nutné mít vyplněnou kolonku Párovací symbol, který bude shodný se symbolem uvedeném na dokladu Ostatní závazek při vyúčtování služební cesty.
6) Vytvoření a vypořádání příjmového pokladního dokladu s ostatní pohledávkou
Účtování:
| Typ dokladu | Text | Částka Kč | MD | Dal |
|---|---|---|---|---|
| VPD | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu | 5 000 | 335 | 211 |
| OZ | Vyúčtování služební cesty | 4 500 | 512 | 333 |
| OZ | Zúčtování zálohy | 5 000 | 333 | 335 |
| OP | Vyúčtování zálohy - přeplatek | 500 | 395 | 333 |
| PPD | Vrácení zálohy | 500 | 211 | 395 |
¶ Příklad 2 Nedoplatek tuzemské služební cesty
Zaměstnanec byl vyslán na služební cestu do Prahy. Před odjezdem mu byla vyplacena záloha ve výši 1 300 Kč. Celkové výdaje na služební cestu byly ve výši 1 500 Kč.
1) Výdajový pokladní doklad – poskytnutá záloha zaměstnanci
V agendě Platby poskytneme zálohu na služební cestu.
2) Cestovné – ostatní závazek – nárok na cestovní náhradu
3) Zúčtování zálohy zaměstnance - ostatní závazek
Vypořádání zálohy s platbou:
3) Vyplacení nedoplatku za služební cestu – Výdajový pokladní doklad
V agendě Platby vyplatíme doplatek na služební cestu – doklad bude ve stavu Nevypořádáno a nebude zaúčtovaný. Výdej z pokladny se zaúčtuje s napárováním účetního dokladu typu Ostatní závazek.
Po napárování nedoplatku na vyúčtování služební cesty vznikne u dokladu nevypořádání ve výši poskytnuté zálohy. Tato záloha je přitom již napárována na doklad typu 'Ostatní závazek – zúčtování zálohy'. Ve vyúčtovacím dokladu služební cesty je proto nutné provést úhradu ručně. Doklad již nebude nabízet jako nevypořádaný.
Účtování:
| Typ dokladu | Text | Částka Kč | MD | Dal |
|---|---|---|---|---|
| VPD | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu | 1 300 | 335 | 211 |
| OZ | Vyúčtování služební cesty | 1 500 | 512 | 333 |
| OZ | Zúčtování zálohy | 1 300 | 333 | 335 |
| VPD | Vrácení zálohy | 200 | 333 | 211 |
¶ Příklad 3 Přeplatek zahraniční služební cesty
Zaměstnanec byl vyslán na dvoudenní služební cestu do Německa. Před odjezdem mu byla vyplacena záloha ve výši 500 EUR. Celkové výdaje na služební cestu byly ve výši 400 EUR.
1) Výdajový pokladní doklad - poskytnutá záloha zaměstnanci 500 EUR - kurz 24,69 Kč
| Typ účetního dokladu: | Výdajový pokladní doklad |
| Směr: | Výdej |
| Částka: | 500 |
| Měna: | EUR |
| částka: | 12 345,00 Kč |
2) Služební cesta - dodání dokladů v celkové výši 600 EUR - kurz 24,645 Kč
| Typ účetního dokladu: | Ostatní závazek |
| Částka: | 400 |
| Měna: | EUR |
| Operace: | Služební cesta zaměstnanec |
| Zboží: | Cestovné |
| MD: | 512 |
| Dal: | 333 |
| Částka: | 9 858,00 Kč |
3) Zúčtování zálohy na cestovné ve výši 500 EUR - kurz 24,645 Kč
| Typ účetního dokladu: | Ostatní závazek |
| Částka: | 500 |
| Měna: | EUR |
| Operace: | Zúčtování zálohy na pracovní cestu - zaměstnanec |
| MD: | 333 |
| Dal: | 335 |
| Částka: | 12 322,50 Kč |
4) Vypořádání pokladního dokladu
Možnost 1 – Přes agendu platby
- Najít daný pokladní výdej v měně EUR
- Kliknout pravým tlačítkem na Vypořádat
- Najít doklad – v našem případě se jedná o doklad typu Ostatní závazek
- Potvrdit
- Uložit
Možnost 2 – přes agendu Účetní doklady
- V záložce Vypořádání klikneme v pravém horním rohu na zelené tlačítko +
- Vybereme účetní doklad
- Vyplníme částku na dokladu
- Vybereme platbu
- Vyplníme vypořádající částku
- Uložit
Možnost 3 – přes agendu Vypořádání
- V agendě Vypořádání klikneme v pravém horním rohu na zelené tlačítko +
- Vybereme účetní doklad
- Vyplníme částku na dokladu
- Vybereme platbu
- Vyplníme vypořádající částku
- Uložit
5) Výpočet kurzového rozdílu
Po vypořádání platby s účetním dokladem dojde k automatickému zaúčtování kurzového rozdílu.
| MD | Dal | |
|---|---|---|
| Kurzový zisk: | 335 | 663 |
| Kurzová ztráta: | 563 | 335 |
6) Přeplatek služební cesty ve výši 100 EUR - kurz 24,655 Kč
V agendě Účetnictví / Účetní doklady vytvořte novou pohledávku na rozdílovou hodnotu výdajového pokladního dokladu a vyúčtováním služební cesty.
| Typ účetního dokladu: | Ostatní pohledávky |
| Částka: | 100 |
| Měna: | EUR |
| Operace: | Zúčtování zálohy na pracovní cestu |
| Párovací symbol: | Vlastní symbol |
| MD: | 395 |
| Dal: | 333 |
| Částka: | 100 EUR |
| Částka: | 2 464,50 Kč |
7) Vypořádání příjmového pokladního dokladu s ostatní pohledávkou
| Typ účetního dokladu: | Příjmový pokladní doklad |
| Směr: | Příjem |
| Částka: | 100 |
| Měna: | EUR |
| MD | Dal |
|---|---|
| 211 | 395 |
Doklad na vyúčtování služební cesty zůstane nevypořádaný v celkové výši poskytnuté zálohy, která je již napárována na doklad typu Ostatní závazek – zúčtování zálohy. Proto je nutné provést úhradu přímo ve vyúčtovacím dokladu služební cesty ručně, protože systém jej již nebude nabízet jako nevypořádaný.
V případě zahraničních cestovních služeb a neuhrazení dokladu typu Ostatní závazek může nastat situace, kdy tento doklad zůstane v systému jako nevypořádaný a na konci účetního období dojde k jeho přecenění.
Účtování:
| Typ dokladu | Text | Částka Kč | MD | Dal |
|---|---|---|---|---|
| VPD | Poskytnutí zálohy na pracovní cestu 500 EUR | 12 345,00 | 335 | 211 |
| OZ | Vyúčtování služební cesty 400 EUR | 9 858,00 | 512 | 333 |
| OZ | Zúčtování zálohy | 12 322,50 | 333 | 335 |
| OZ | Zúčtování zálohy - kurzový rozdíl | 22,50 | 563 | 335 |
| OP | Vyúčtování zálohy - přeplatek | 2464,50 | 395 | 333 |
| PPD | Vrácení zálohy | 2466,50 | 211 | 395 |
| OP | Vyúčtování zálohy - kurzový rozdíl | 2,00 | 395 | 663 |