Externí zaměstnanec je člověk, který pro nás pracuje, ale není naším zaměstnancem, tedy živnostník nebo pracovník jiné firmy.
¶ K čemu externího zaměstnance zavádíme
- Aby s ním šlo plánovat a evidovat docházku. Plán směn, plánování výroby, přiřazení na operaci, školení i lékařské prohlídky pracují s tím, co se zadává na detailu v agendě Zaměstnanci.
- Aby se mu nepočítala mzda. Mzda vzniká výhradně z pracovních smluv, takže dokud smlouvu nemá, žádná mu nevznikne a nic to nehlídá.
- Aby bylo vidět, ke které firmě patří. Vazbu nese pole Společnost, které je jen na detailu v agendě Lidé.
Obojí najednou dnes nejde. Osoba je buď v agendě Zaměstnanci, kde jde plánovat a evidovat docházku, ale vazbu na cizí firmu jí nezapíšeme, nebo v agendě Lidé, kde firmu zapsat jde, ale do plánování ani do docházky se nedostane. Rozdíl a důsledky popisuje Kterou agendu zvolit.
¶ Dvě agendy, které se nepřekrývají
Osoby jsou v systému v jediné systémové tabulce, ale dívají se na ni dvě agendy a každý člověk patří právě jedné z nich.
| Agenda | Kde v menu | Koho ukáže | Čtecí oprávnění |
|---|---|---|---|
| Zaměstnanci | sekce HR | jen osoby založené v agendě Zaměstnanci | PERSON_MODULE_EMPLOYEE |
| Lidé | sekce CRM, spolu se Společnostmi | jen osoby založené v agendě Lidé | PERSON_MODULE |
Zařazení do agendy se z rozhraní nepřeklopí. Značka, podle které se osoba do jedné ze dvou agend řadí, se zapíše při založení a na žádném formuláři se nenabízí k úpravě. Kdo tedy člověka založí v agendě Lidé, nedostane ho odtamtud do agendy Zaměstnanci a musí ho v ní založit znovu.
¶ Kterou agendu zvolit
| Co od evidence potřebujeme | Kam osobu založíme | S čím se tím smíříme |
|---|---|---|
| Plánovat mu směny nebo výrobu, přiřazovat ho na operace, vést mu docházku, školení a lékařské prohlídky | Zaměstnanci | vazbu na jeho firmu nezapíšeme, jako Společnost mu systém dosadí naši vlastní firmu |
| Vést ho jako kontakt jeho firmy, mít u něj adresu a spojení | Lidé | do plánování směn a výroby se nedostane, docházku ani školení mu nevedeme |
Když potřebujeme obojí, jediná cesta je vést firmu externího zaměstnance v agendě Společnosti kvůli dokladům a jeho samotného v agendě Zaměstnanci kvůli plánování.
¶ Co nastavíme předem
- Firmu externího zaměstnance v agendě Společnosti, pokud ho chceme vést v agendě Lidé a navázat na ni.
- Oprávnění na tu agendu, kterou jsme zvolili, tedy Lidé|Přístup na agendu (
PERSON_MODULE) nebo Lidé|Zaměstnanci|Zobrazení (PERSON_MODULE_EMPLOYEE). Celý přehled je v sekci Oprávnění.
¶ Externí zaměstnanec v agendě Zaměstnanci
V agendě Zaměstnanci založíme nový záznam a vyplníme Jméno, Příjmení a Pracovní dobu v předvyplněném řádku Parametrů docházky. Nic dalšího povinné není, ani úvazek, ani kontakt.
Pracovní smlouvu externímu zaměstnanci nezakládáme. Tím se rozhodne o mzdě a o dalších věcech, které vyjmenovává sekce Co se stane bez pracovní smlouvy.
Dále se vyplňují ostatní atributy, tedy Parametry docházky, Směny, Pracoviště nebo Školení. Pozor na pole Zaměstnán od a Zaměstnán do, protože bez nich se nedostane do nabídek osob na jiných agendách ani do plánování, viz období zaměstnání na detailu zaměstnance.
¶ Externí zaměstnanec v agendě Lidé
Nejdřív založíme jeho firmu v agendě Společnosti, kde jsou povinné jen Název a Stav. Pak v agendě Lidé založíme osobu, kde stačí opravdu jen Jméno a Příjmení, a v poli Společnost vybereme jeho firmu.
Dál mu doplníme Adresy a Kontakt.
¶ Co se stane bez pracovní smlouvy
Externímu zaměstnanci pracovní smlouvu nezakládáme, a tím se rozhodne o dost věcech najednou.
| Co | Bez smlouvy | Proč |
|---|---|---|
| Mzda | nevznikne | mzdy se staví výhradně nad pracovními smlouvami, osoba do výběru vůbec nevstupuje |
| Přepočet nároku na nepřítomnost | neproběhne | přepočet osobu bez smlouvy přeskočí |
| Hlášení JMHZ a ELDP | nevznikne | obě se staví ze smluv |
| Sjednaný týdenní úvazek | neexistuje | je to pole smlouvy, ne osoby |
| Docházkový výkaz | vznikne | výkaz se staví nad osobami, chybějící smlouva se jen poznamená příznakem |
Externí zaměstnanec v agendě Zaměstnanci má docházkový výkaz jako každý jiný. Chybějící smlouva výkaz nezruší a výkaz se otevře i se souhrnem časů a fondem pracovní doby.
¶ Kde se externí zaměstnanec nabídne
O tom, kde se externí zaměstnanec nabídne, nerozhoduje agenda sama o sobě, ale data, která jde vyplnit jedině na detailu v agendě Zaměstnanci.
| Kde | Co to vyžaduje |
|---|---|
| Plán směn | osobu zaměstnanou v daném období |
| Plánování výroby | platné zaměstnání a docházkové parametry s pracovní dobou nad nulu |
| Přiřazení na operaci | přiřazené pracoviště a platné zaměstnání |
| Úkoly | nic, nabízí se kdokoli z lidí |
| Plánování údržby a projektů | nic, nabízí se kdokoli z lidí |
Na úkoly a do filtrů v plánování údržby a projektů tedy jde přiřadit i člověka z agendy Lidé.
¶ Oprávnění
| Kód | Název v číselníku | Co dovoluje |
|---|---|---|
PERSON_MODULE |
Lidé|Přístup na agendu | vidět agendu Lidé, tedy osoby založené v ní |
PERSON_MODULE_EDIT |
Lidé|Úprava agendy | upravovat záznamy v agendě Lidé |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE |
Lidé|Zaměstnanci|Zobrazení | vidět agendu Zaměstnanci, se seznamem omezeným na podřízené |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_ALL |
Lidé|Zaměstnanci|Zobrazení všech | vidět v agendě Zaměstnanci všechny, ne jen podřízené |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_EDIT_GENERAL |
Lidé|Zaměstnanci|Úprava obecných informací | upravovat kartu Informace o člověku a vidět pole Externí č. |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_EDIT_PRODUCTION |
Lidé|Zaměstnanci|Úprava výrobních nastavení | upravovat výrobní část detailu zaměstnance |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_HISTORY |
Lidé|Zaměstnanci|Zobrazení historie | vidět historii změn zaměstnance |
PERSON_MODULE_CONTRACTS |
Lidé|Zaměstnanci|Smlouvy | pracovat s pracovními smlouvami zaměstnance |
COMPANY_MODULE |
Společnosti|Přístup na agendu | vidět agendu Společnosti |
COMPANY_MODULE_EDIT |
Společnosti|Úprava agendy | zakládat a upravovat společnosti |
¶ Nejčastější problémy
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Člověka jsem založil v agendě Lidé a v agendě Zaměstnanci není | zařazení do agendy se rozhoduje při založení a z rozhraní se nepřeklopí | založit ho znovu v agendě Zaměstnanci, viz Kterou agendu zvolit |
| Zaměstnance nenajdu v agendě Lidé | agenda Lidé ukazuje jen osoby v ní založené a detail zaměstnance z ní neotevřeme | hledat ho v agendě Zaměstnanci, viz Dvě agendy, které se nepřekrývají |
| Chci zaměstnanci nastavit jeho firmu a pole Společnost na detailu nevidím | pole je jen na detailu v agendě Lidé, a tam se zaměstnanec nedostane | firmu vést zvlášť v agendě Společnosti, viz Kterou agendu zvolit |
| V agendě Zaměstnanci vidím jen pár lidí | chybí Lidé|Zaměstnanci|Zobrazení všech, takže seznam ukazuje jen podřízené | doplnit PERSON_MODULE_EMPLOYEE_ALL, viz Oprávnění |
| Externí zaměstnanec v agendě je, ale v nabídce osoby na jiné agendě chybí | do nabídek se dostane jen ten, u koho dnešek spadá mezi Zaměstnán od a Zaměstnán do | doplnit datumy zaměstnání, viz detail zaměstnance |
| Založil jsem externího zaměstnance a bojím se, že mu vznikne mzda | mzda se staví jen z pracovních smluv | smlouvu nezakládat, viz Co se stane bez pracovní smlouvy |
| Externí zaměstnanec má docházkový výkaz, i když smlouvu nemá | výkaz se staví nad osobami, ne nad smlouvami | je to očekávané chování, viz Co se stane bez pracovní smlouvy |
| Vlastní firmu nemůžu v poli Společnost vybrat | nabídka naši vlastní firmu vylučuje a nabízí jen cizí firmy | je to očekávané chování, viz Externí zaměstnanec v agendě Lidé |
| Pole Externí č. na detailu zaměstnance nevidím | chybí Lidé|Zaměstnanci|Úprava obecných informací, nebo je pole skryté nastavením instance | viz externí číslo na detailu zaměstnance |
¶ Souvislosti
- Detail zaměstnance — co všechno se na detailu zaměstnance nastavuje pro docházku.
- Pracovní smlouva — co smlouva zapíná a proč se externímu zaměstnanci nezakládá.
- Typ smlouvy — mimo jiné příznak, který smlouvu vyřadí ze mzdového zpracování.
- Mzdy v externím systému — k čemu se používá pole Externí č. při importu a exportu.
- Výkaz — výkaz vzniká i člověku bez pracovní smlouvy.
- Pracovní pozice a role — role a nadřízení rozhodují o tom, koho v agendě Zaměstnanci uvidíme.