Postup platí pro firmu, která ve Factorify vede docházku. Týká se nároků na nepřítomnosti, plánu směn a prosincových mezd.
Kdo zpracovává mzdy v externím systému, projde jen kroky 1 a 2 a dál pokračuje sekcí Když mzdy zpracováváme externě, protože u něj se přepočet nároků nespustí nikdy.
Odchod zaměstnance k 31. prosinci má vlastní pravidla, protože u končícího poměru se zůstatek nepřevádí, ale proplácí. Popisuje je Ukončení pracovního poměru.
Přechod roku v produktu dělá generování prosincových mezd. Přepočet nároků na nepřítomnosti není samostatná funkce s vlastním tlačítkem, visí uvnitř výpočtu mezd. Spustit ho jde třemi způsoby.
| Co uděláme | Kde | Co se stane |
|---|---|---|
| vygenerujeme mzdy za měsíc | agenda Mzdy | nároky se přepočtou k poslednímu dni toho měsíce |
| zvolíme Mzdové akce a v nabídce Přepočítat zbývající nepřítomnosti | agenda Mzdy | totéž bez generování mezd |
| požádáme podporu o hromadný přepočet | bez rozhraní, jen správce instance | přepočte leden až zadaný měsíc po sobě |
Akce Přepočítat zbývající nepřítomnosti se v nabídce objeví až tehdy, když pro zvolený měsíc existují vygenerované výplatnice, viz Přepočet nároků. Před spuštěním se ptá dialogem Opravdu si přejete přepočítat nároky na nepřítomnost? Tímto se odstraní vypočtené hodnoty pro následující měsíce a budete je muset přepočítat ručně.
Tahle ruční cesta je zároveň jediná, u které uvidíme varování z přepočtu nároků. Po doběhnutí se ukáže okno Varování se seznamem zaměstnanců, u kterých přepočet něco nahlásil. Generování mezd hlásí jen varování ze samotného výpočtu mezd, varování z přepočtu nároků v jeho výsledku nejsou, přestože přepočet proběhl.
Na přelomu roku má přepočet ještě jednu zvláštnost. Když se počítá prosinec, proběhne dvakrát, podruhé s datem účinnosti 1. ledna. Teprve ten druhý běh zakládá nároky a zůstatky nového roku. Do té doby v novém roce žádné nejsou.
¶ Než začneme
- Do kterého roku platí číselníky nároků na typech smluv. Řádek s vypršelou platností dá nulový nárok bez jediné hlášky.
- Které typy nepřítomnosti se mají převádět. Rozhoduje pole Převést na příští rok na mzdovém kódu nepřítomnosti.
- Komu končí smlouva k 31. prosinci a komu na ni navazuje nová. Právě tohle rozhoduje o tom, jestli se zůstatek převede, nebo proplatí.
¶ Pořadí kroků
¶ 1. Číselníky nároků
Nároky na nepřítomnosti stojí na číselnících, které mají platnost omezenou rokem. Projdeme tři a u každého ověříme, že platí i do nového roku.
| Co zkontrolujeme | Kde | Co se stane, když to na nový rok neplatí |
|---|---|---|
| Nárok na nepřítomnost | Nastavení → Mzdy → Typy smluv, detail typu, tabulka Nároky na nepřítomnost | nárok vyjde nula, bez hlášky a bez varování |
| Změny fondu nepřítomností | agenda v sekci HR | fond spadne zpět na hodnotu z typu smlouvy, což bývá méně, než měl zaměstnanec dosud |
| vzorec nároku | mzdový parametr ENTITLEMENT_FORMULA | přepočet spadne celý, nedopočítá se nikdo, ani ostatní typy nepřítomnosti |
Rozdíl mezi změnou fondu a ruční úpravou nároku popisuje Ruční úprava, nebo změna fondu?. Pro přechod roku z toho plyne jediné, totiž že změna fondu má rozsah let a ruční úprava datum, takže vypršet umí jen ta první.
Nový typ nepřítomnosti se zaškrtnutým Automaticky přepočítávat potřebuje vlastní vzorec. Bez něj neselže jen on, ale celý přepočet pro všechny zaměstnance, takže se nový typ nezavádí v prosinci na poslední chvíli.
¶ 2. Plán směn přes Silvestra
Plán směn se prodlužuje sám každou noc o tolik týdnů dopředu, kolik říká nastavení Týdny pro pracovníka, takže se přes konec roku přehoupne bez zásahu člověka, viz Jak plán vzniká.
¶ 3. Prosincové mzdy
Generování mezd za prosinec je krok, kterým přechod roku doopravdy proběhne. Do té doby se z předchozích kroků neprojeví nic.
Pořadí uvnitř prosince je tedy uzavřít výkazy docházky, spočítat mzdy a teprve potom kontrolovat zůstatky. Uzavření měsíce popisuje Uzavření měsíce.
Součástí výpočtu je přepočet nároků k 31. prosinci a hned po něm druhý běh k 1. lednu, který založí nároky a zůstatky nového roku. Obojí vznikne z jediného vygenerování prosince.
Prosincový přepočet počítá nárok za starý rok z hodin ve vygenerovaných mzdách toho roku. Když některý měsíc mzdy vygenerované nemá, jeho hodiny ve výpočtu chybí, odpracovaných týdnů vyjde méně a nárok se o ten rozdíl srazí automatickou úpravou. Před prosincem proto potřebujeme mít vygenerované mzdy za všechny předchozí měsíce roku, ne jen prosinec.
Přepočet zůstatky v agendě Zbývající nepřítomnost nepřepisuje, ale maže a zakládá znovu, takže zmizí i hodnoty zadané ručně nebo naimportované. Ruční Úpravy nároků zůstávají zachovány, proto se zůstatky opravují jimi, viz Jak se nárok počítá.
¶ 4. Kontrola převodu zůstatků
Po prosincových mzdách zkontrolujeme, že se nevyčerpané zůstatky převedly. Převod vzniká jako úprava typu Přesun k 1. lednu a najdeme ho v agendě Úpravy nároků na nepřítomnost.
Aby vznikl, musí platit tři věci současně.
- Počítá se prosinec, u žádného jiného měsíce převod nevzniká.
- Mzdový kód nepřítomnosti má zaškrtnuté Převést na příští rok.
- Zaměstnanec má na nový rok navazující smlouvu.
Převádí se přesně tolik hodin, kolik má zaměstnanec ve sloupci Zbývající počet hodin v záznamu k 31. prosinci. V novém roce se ty hodiny přičtou k nároku a jsou vidět ve sloupci Převedeno [h], takže nárok po úpravách je součet nového nároku a převodu.
Převádí se i záporný zůstatek, tedy přečerpání. Když přepočet spustíme akcí Přepočítat zbývající nepřítomnosti, ohlásí se okénkem Varování se jménem zaměstnance. Celý mechanismus popisuje Převod do dalšího roku a konec pracovního poměru.
Navazující smlouva znamená bez jediného dne mezery. Smlouva do 31. prosince a nová od 2. ledna jsou pro systém dva různé pracovní poměry. Převod nevznikne a zůstatek se místo toho proplatí, jako by zaměstnanec skončil. Nová smlouva proto začíná 1. ledna, ne o den později. Totéž pravidlo platí zvlášť pro hlavní pracovní poměr a zvlášť pro ostatní smlouvy.
Proplacení je vidět v prosincové mzdě jako položka Vyplacení zbývající dovolené s počtem hodin a částkou, viz Ukončení pracovního poměru. Když se zůstatek převede, tahle položka ve mzdě není, a naopak. Obojí najednou nenastane.
¶ 5. První výkaz nového roku
V lednu už jen zkontrolujeme, že je vše jak má být. Konkrétní seznam je v Co zkontrolujeme na konci.
Když zjistíme, že něco chybí, opravíme číselník nebo svátek a nad prosincem spustíme Přepočítat zbývající nepřítomnosti znovu. Zpětně to jde, jen počítejme s tím, že přepočet staršího měsíce smaže spočtené nároky všech měsíců po něm a ty se pak musí přepočítat taky, viz Jak se nárok počítá.
¶ Co zkontrolujeme, jestli přepočet proběhl
Nedodělaný přechod roku se sám neohlásí a nepozná se ani podle prázdna, protože nějaký zůstatek se v novém roce ukáže vždycky. Zkontrolujeme ho proto sami, a to na třech místech.
Zůstatek v novém roce ukazuje výchozí nárok, ne spočítaný. Dokud přepočet neproběhl, dosadí systém za zůstatek roční nárok podle číselníků a vypadá to, že je spočítáno. Chybí v něm ale převod z minulého roku i ruční úpravy, takže se to číslo po přepočtu změní.
Zbývající nepřítomnost. Přepneme pole Rok na nový rok a podíváme se na sloupce. Dopočítaný řádek má prázdné sloupce Plný nárok [h], Úpravy [h] a Převedeno [h] a vyplněný jen zbývající počet dní a hodin. Právě prázdné Převedeno [h] je to, co se přepočtem naplní.
Nároky na nepřítomnost dle pracovní smlouvy. Tahle agenda nic nedopočítává, takže když v ní za nový rok není ani jeden řádek, přepočet neproběhl.
Lednový výkaz. Když v něm vyjde jiný fond, než jsme čekali, bývá za tím chybějící svátek, protože ten se do fondu započítá jako běžný pracovní den, viz Co svátek ve výkazu udělá.
Kontrolu děláme v agendě Zbývající nepřítomnost, protože přepínač roku má jen ona. Widget Přehled mé docházky na nástěnce a sekce Zbývající nepřítomnosti na kartě zaměstnance ukazují jeden rok bez možnosti volby, a informační panel Zbývající dny na detailu nepřítomnosti ukazuje aktuální rok i tehdy, když je nepřítomnost zadaná na příští rok. Dopředu se tedy zkontrolovat nedají.
Ještě jedna věc stojí za pohled. Nulový nárok u všech zaměstnanců se stejným typem smlouvy ukazuje na vypršelý řádek Nárok na nepřítomnost, viz krok 2.
¶ Co se pokazí, když se pořadí obrátí
| Obrácené pořadí | Jak se to projeví |
|---|---|
| Nový typ nepřítomnosti bez vzorce | přepočet spadne celý a nárok nevznikne nikomu |
| Číselník nároku platný jen do minulého roku | nárok vyjde nula a nikde se neobjeví hláška |
| Prosincové mzdy až v únoru | do té doby ukazuje nový rok jen výchozí nárok a nic převedeného |
| Prosincové mzdy dřív než mzdy za dřívější měsíce roku | nárok za starý rok vyjde nižší, protože se počítá z hodin ve vygenerovaných mzdách |
| Nová smlouva od 2. ledna místo od 1. ledna | poměr se rozpadne na dva a zůstatek se místo převodu proplatí |
| Ručně zapsaný zůstatek před přepočtem | přepočet ho smaže, protože zůstatky maže a zakládá znovu |
¶ Kdo se z přepočtu vyřadí
Dvě skupiny zaměstnanců přepočet vynechá záměrně.
- Typ smlouvy s Přeskočit přepočet zbývající nepřítomnosti. Stačí, aby takový typ měla jedna platná smlouva počítaného měsíce, a přeskočí se přepočet všech smluv té osoby.
- Externí mzdy. Přepočet visí na generování mezd, které se u externího zpracování nespouští.
Třetí případ záměr není, a proto stojí za kontrolu.
Zaměstnanec s prázdným polem Zaměstnán od se do přepočtu nedostane vůbec. Mzdu za prosinec dostane normálně, ale nevznikne mu žádný záznam nároku a v novém roce zůstane jen u výchozí hodnoty. Nikde se to neohlásí. Před prosincem se proto vyplatí projít seznam zaměstnanců a doplnit chybějící datum nástupu.
¶ Když mzdy zpracováváme externě
Nárok na nový rok zadáme buď po jednom v agendě Úpravy nároků na nepřítomnost, nebo hromadně přes Import zbývajících nepřítomností. Obě cesty i jejich popisuje Údržba nároků na nepřítomnosti.
Import zbývajících nepřítomností smaže celý rok pro osoby, které jsou v souboru, a osobu s neznámým Externím číslem tiše přeskočí. Na přelomu roku se proto vyplatí zkontrolovat počet naimportovaných řádků proti počtu řádků v souboru.
¶ Co zkontrolujeme na konci
- Plán směn na leden nemá směny na dnech, které jsou svátkem.
- Číselníky nároků platí do nového roku nebo bez omezení.
- Mzdy jsou vygenerované za všechny měsíce roku včetně prosince.
- Nikdo nemá prázdné pole Zaměstnán od.
- V agendě Úpravy nároků na nepřítomnost jsou u převáděných typů záznamy typu Přesun s datem 1. ledna a hodiny sedí na zbývající počet hodin z prosince.
- Agenda Zbývající nepřítomnost má po přepnutí pole Rok na nový rok vyplněné sloupce Plný nárok [h] a Převedeno [h], ne jen zbývající počet dní.
- Agenda Nároky na nepřítomnost dle pracovní smlouvy má řádky s datem 1. ledna.
- Lednový výkaz má u pravidelného rozvržení fond odpovídající počtu všedních dnů mimo svátky.
¶ Nejčastější problémy
| Problém | Proč se děje | Co s tím |
|---|---|---|
| Zaměstnanci mají v lednu zůstatek bez převodu z minulého roku | neproběhly prosincové mzdy, takže se nezaložily záznamy nového roku a ukazuje se jen výchozí nárok | vygenerujeme prosincové mzdy, viz krok 4 |
| Nárok vyšel nula všem zaměstnancům téhož typu smlouvy | vypršel řádek Nárok na nepřítomnost na typu smlouvy | doplníme platnost do nového roku a přepočteme znovu, viz krok 2 |
| Přepočet skončil chybou a nespočítal se nikdo | některý typ nepřítomnosti nemá pro nový rok platný vzorec nároku | doplníme vzorec, viz krok 2 |
| Zaměstnanci klesl fond dovolené, ačkoli se nic neměnilo | vypršela jeho Změna fondu nepřítomností a fond spadl zpět na typ smlouvy | prodloužíme rozsah let změny fondu, viz krok 2 |
| Zůstatek se nepřevedl a místo toho se proplatil | nová smlouva nenavazuje na starou bez mezery | nová smlouva začíná dnem po konci té staré, viz krok 5 |
| Zůstatek zůstal v minulém roce a do nového se nepřenesl | mzdový kód nepřítomnosti nemá Převést na příští rok | zaškrtneme pole a přepočteme prosinec znovu, viz krok 5 |
| Ručně zadaný zůstatek po přepočtu zmizel | přepočet zůstatky maže a zakládá znovu | opravy zadáváme jako Úpravy nároků, viz krok 4 |
| Konkrétnímu zaměstnanci se nárok nepřepočítal vůbec | jeho typ smlouvy má Přeskočit přepočet zbývající nepřítomnosti, nebo má prázdné Zaměstnán od | u typu smlouvy je to záměr, chybějící datum nástupu doplníme a přepočteme znovu |
| Nárok vyšel nižší, než odpovídá odpracovanému roku | některý měsíc roku nemá vygenerované mzdy, takže jeho hodiny ve výpočtu chybí | dogenerujeme chybějící měsíce a přepočteme prosinec znovu, viz krok 4 |
¶ Souvislosti
- Nepřítomnosti a nároky — výpočet nároku, úpravy, změny fondu a převod zůstatku.
- Směny, přestávky a svátky — agenda svátků a co svátek ve výkazu udělá.
- Plán směn — horizont plánování a zafixované období.
- Typ smlouvy — řádky Nárok na nepřítomnost a jejich platnost.
- Typ nepřítomnosti — Automaticky přepočítávat a vzorec nároku.
- Výkaz docházky — uzavření prosincového měsíce.
- Mzdy v externím software — ruční údržba nároků bez mzdového modulu.
- Ukončení pracovního poměru — poměr končící k 31. prosinci a proplacení zůstatku.