Ukončení pracovního poměru vypadá jako jediné datum, ve skutečnosti jsou to dvě různá data na dvou různých místech a každé řídí něco jiného. Tahle stránka vede celým odchodem od data konce smlouvy po odebrané přístupy a zápočtový list.
¶ Kdy tenhle postup použijeme
Postup platí pro odchod zaměstnance z pracovního poměru, ať už výpovědí, dohodou, uplynutím doby určité, nebo ve zkušební době. Rozdíl je jen v hodnotě Důvod ukončení, samotné pořadí kroků je stejné.
Pro dohody mimo pracovní poměr platí týž postup s výjimkou mzdové části, viz Dohody. Pro člověka, který u nás skončí a za čas zase nastoupí, platí navíc sekce Odchod a nový nástup.
¶ Dvě data a každé řídí něco jiného
Tohle je celé jádro postupu a stojí za to ho přečíst dřív než kroky.
| Kde | Pole | Co řídí |
|---|---|---|
| Pracovní smlouva | Platné do | mzdy, měsíční hlášení, registraci skončení, nárok na dovolenou, zápočtový list |
| Detail zaměstnance | Zaměstnán do | přihlášení do systému, terminál a kartu, výkaz docházky, plán směn, viditelnost pro nadřízené |
Produkt obě data nespojuje. Vyplnění jednoho druhé nedoplní a aplikace na rozdíl neupozorní.
Ukončení smlouvy samo o sobě docházku nezastaví. Zaměstnanec se po skončení smlouvy dál přihlásí, dál si zaznamená příchod na terminálu a dál mu vzniká výkaz. Když má člověk opravdu odejít, vyplňujeme obě data.
Opačná chyba je stejně častá. Kdo vyplní Zaměstnán do a smlouvu nechá otevřenou, zastaví docházku, ale mzda, měsíční hlášení i nárok na dovolenou poběží dál, jako by se nic nestalo.
¶ Než začneme
Tři věci si zjistíme dopředu, protože se na ně ptají pole, která už nejdou snadno opravit zpětně.
- Kdy je poslední den pracovního poměru. Totéž datum se pak zadává na obě místa z tabulky výše a počítá se včetně, takže v ten den se zaměstnanec ještě normálně přihlásí a odpracuje směnu.
- Důvod ukončení. Rozhoduje o obsahu odhlášky a jen dvě jeho hodnoty otevírají vykázání odstupného, viz Ukončení smlouvy.
- Jestli náleží odstupné. Násobek se zadává na smlouvě, ale samo se odstupné nespočítá, potřebuje přiřazenou mzdovou složku, viz Odstupné.
Kdo posílá hlášení na správu sociálního zabezpečení, potřebuje ještě mzdu za měsíc skončení. Proč zrovna ji, vysvětluje krok 4.
¶ Když firma používá jen personalistiku
Kroky 3, 4, 5 a 6 odpadnou celé, protože se týkají docházky, mezd a hlášení. Zůstává ukončení smlouvy, konec zaměstnání na zaměstnanci, zápočtový list a odebrání přístupů.
Zaměstnán do vyplňujeme i tam, kde se docházka nesleduje, protože právě ono zastaví přihlášení do systému.
¶ Pořadí kroků
¶ 1. Ukončení smlouvy
Na pracovní smlouvě vyplníme Platné do a kartu Ukončení smlouvy. Datum je konec pracovněprávního vztahu, karta nese důvod ukončení, případné odstupné a text, který se vytiskne na zápočtový list.
Pole a všech patnáct hodnot důvodu ukončení popisuje Ukončení smlouvy, odstupné a jeho vzorec Odstupné.
¶ 2. Konec zaměstnání na zaměstnanci
Na detailu zaměstnance vyplníme Zaměstnán do týmž datem. Tím teprve končí přihlášení, terminál a docházka, viz Období zaměstnání.
Od dalšího dne se člověk nepřihlásí ani heslem, ani kartou na terminálu. Hláška zní Nemůžete se přihlásit, protože již nejste zaměstnaní.
Kdo je zrovna přihlášený, zůstane přihlášený. Vyplnění data běžící relaci neukončí a nepomůže ani obnovení stránky, člověk pracuje dál, jako by se nic nestalo. Relaci ruší až noční úloha v 00:15 následujícího dne. Kdo potřebuje odstavit člověka okamžitě, musí mu odebrat přístup ručně, viz krok 8.
¶ 3. Poslední výkaz docházky
Výkaz za měsíc odchodu vzniká normálně, jen je kratší. Fond pracovní doby i plán směn se počítají jen do dne Zaměstnán do a dny po tomto datu se ve výkazu vůbec nezobrazí, nezůstanou tam ani jako prázdné řádky. V měsíčním výkazu je pak u odcházejícího člověka vidět nižší fond než u ostatních.
V následujících měsících už zaměstnanec v seznamu výkazů není, protože do měsíce se dostane jen ten, jehož období zaměstnání se s měsícem aspoň částečně překrývá.
Měsíc odchodu uzavřeme stejně jako každý jiný, viz Uzavření měsíce. Datum konce zaměstnání ale vyplňujeme dřív, než výkaz někdo schvaluje nebo posílá do mezd, aby se nepracovalo s fondem za celý měsíc.
¶ 4. Mzda za měsíc skončení
Mzdu za poslední měsíc spočítáme dřív, než se pustíme do odhlášky. Odhláška z ní bere vyměřovací základ a bez výplatnice za měsíc skončení se nevygeneruje, viz Odhláška.
Pořadí je tedy uzavřít docházku, spočítat mzdu a teprve pak hlásit.
Ukončovaná smlouva musí mít Mzdový výměr. Mzdy se generují za celý měsíc naráz a bez mzdového výměru se nevygenerují nikomu, aplikace jen hlásí Mzdový výměr pro pracovní smlouva s ID - 67 není vyplněn.
¶ 5. Zůstatek dovolené
Nevyčerpaný zůstatek dovolené se u končícího poměru neproplácí samostatnou akcí. Vzniká uvnitř výpočtu mezd za měsíc, ve kterém smlouva končí, viz Převod do dalšího roku a konec pracovního poměru. Přečerpaná dovolená se týmž způsobem strhne.
Ve mzdě je pak proplacení vidět jako běžná položka Vyplacení zbývající dovolené s počtem hodin a částkou, kterou tvoří ty hodiny krát průměrná hodinová mzda ze smlouvy. Proplatí se jen zůstatek, který doopravdy existuje, takže komu nárok nevznikl, tomu se nic neproplácí a ve mzdě po něm není ani položka.
Do mzdy se to ale propíše jen tehdy, když má zaměstnanec nebo jeho typ smlouvy přiřazenou mzdovou složku pro nevyčerpaný, případně přečerpaný zůstatek. Standardně se jmenují Vyplacení zbývající dovolené a Srážka přečerpané dovolené a bývají nastavené na typech smlouvy pro pracovní poměr, u dohod obvykle nejsou. Bez té složky zůstatek nikam neodejde a aplikace o tom nedá vědět. Přiřazení složek popisuje Typ smlouvy.
Zůstatek se u končícího poměru nepřevádí do dalšího roku. Převod má podmínku navazující smlouvy, takže u poměru končícího k 31. prosinci je proplacení jedinou cestou, viz Když poměr končí k 31. prosinci.
¶ 6. Odhláška a měsíční hlášení
Skončení poměru se hlásí akcí Skončení zaměstnání z detailu smlouvy. Celý postup, povinná data a chování jednotlivých druhů činnosti popisuje Odhláška.
Tři věci z toho patří do pořadí kroků.
- Bez data konce smlouvy se odhláška nevygeneruje, pole Platné do je pro ni povinné.
- Odhlášku pouštíme až po mzdě za měsíc skončení, viz krok 4.
- U zaměstnance přihlášeného dřívějším oznámením o nástupu má odhlášce předcházet dohlášení údajů. Aplikace to nehlídá.
Do měsíčního hlášení jde smlouva za měsíc skončení naposledy a hlásí se v něm pojištění do dne konce smlouvy, viz Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele.
Náhled chyb spustíme dřív než generování , viz Kontrola chyb.
Chybějící mzdu za měsíc skončení náhled chyb obvykle pojmenuje sám, a to hláškou Možná chybí výplatní pásky pro období s uvedeným rozsahem měsíců. Ke stejné příčině patří i nálezy o chybějící podpoře v nezaměstnanosti, tedy o době důchodového pojištění a průměrném čistém měsíčním výdělku, protože ty se do odhlášky berou právě z výplatnic.
Oba způsoby, jak chyby uvidět, se přitom chovají jinak. Náhled chyb je jen výpis, jeho panel má jediné tlačítko ZAVŘÍT a nic se neodesílá. Tlačítko GENEROVAT naproti tomu chyby zkontroluje samo a když nějaké najde, nabídne v panelu Nalezené chyby vedle ZAVŘÍT ještě PŘESTO POKRAČOVAT, kterým podání vznikne i s chybami. Správa sociálního zabezpečení ho pak ale odmítne, takže chyby procházíme, ne obcházíme.
¶ 7. Zápočtový list a další dokumenty
Potvrzení o zaměstnání (Zápočtový list) vytiskneme ze sekce Dokumenty na pracovní smlouvě, protože je to dokument ke smlouvě, ne k člověku.
Odpracovanou dobu si dokument počítá z Platného do proti datu začátku zaměstnání, takže ho tiskneme až po kroku 1. Bez data konce se vytiskne věta o zaměstnání s prázdným koncem a doba zaměstnání jako 0 roků 0 dní. Dosaženou kvalifikaci bere z pole Kvalifikace na kartě Ukončení smlouvy a srážky ze mzdy z těch, které mají zaškrtnuté Zobrazit na potvrzení o zaměstnání.
¶ 8. Odebrání přístupů
Poslední krok se často zapomene, protože se o něj nic samo nepostará.
- Přihlašovací údaje smažeme tlačítkem SMAZAT na kartě Přihlašovací údaje na detailu zaměstnance, aplikace se pro jistotu zeptá, jestli to opravdu chceme. Bývalý zaměstnanec se pak při pokusu o přihlášení dozví jen, že má špatné uživatelské jméno nebo heslo. Smazání ale běžící relaci kdy je uživatel přihlášen neukončí, tu ruší až noční úloha (případně lze vynutit ukončení tlačítkem "Odhlásit uživatele" na detailu zaměstnance.
- Číslo přístupové karty odebereme na kartě Čísla přístupových karet, viz Čísla karet. Vyplněné Zaměstnán do kartu na terminálu odmítne i tak, ale fyzickou kartu je stejně potřeba vrátit a číslo uvolnit.
- Nadřízené role a zastupování projdeme u lidí, u kterých byl odcházející zaměstnanec vedoucí, viz Nadřízené role.
- Rozpracované úkoly procesů projdeme a přiřadíme jinému uživateli.
¶ Co se pokazí, když se pořadí obrátí
| Obrácené pořadí | Jak se to projeví |
|---|---|
| Vyplněné jen Platné do na smlouvě | člověk se dál přihlašuje, terminál mu bere kartu a vzniká mu výkaz |
| Vyplněné jen Zaměstnán do na zaměstnanci | docházka skončí, ale mzda, měsíční hlášení i nárok na dovolenou běží dál |
| Doplněné Zaměstnán do až po schválení výkazu | schvalovalo se nad fondem za celý měsíc, ne jen do dne odchodu |
| Odhláška dřív než mzda za měsíc skončení | generování skončí bez hlášky a nevznikne nic |
| Zápočtový list dřív než Platné do | odpracovaná doba se spočítá z prázdného data |
| Chybějící mzdová složka pro zůstatek dovolené | zůstatek se neproplatí a nikde se neobjeví upozornění |
| Nová smlouva navazující až obden | poměr se rozpadne na dva a zůstatek dovolené se místo pokračování proplatí |
¶ Když poměr končí k 31. prosinci
Konec roku je jediný případ, kdy záleží i na tom, co se nestane. Zůstatek dovolené se do dalšího roku převádí jen tomu, kdo má na nový rok navazující smlouvu. Končící poměr ji nemá, takže se nepřevádí nic a jedinou cestou je proplacení při výpočtu prosincových mezd.
Prakticky to znamená, že prosincová mzda musí proběhnout až po vyplnění Platného do. Kdo doplní datum konce v lednu, přijde o to, že se zůstatek propočítal do prosincové mzdy.
Ostatní věci kolem přelomu roku, tedy svátky, nový plán směn a nároky pro pokračující zaměstnance, popisuje Přechod roku.
¶ Odchod a nový nástup
Když člověk skončí a znovu nastoupí, rozhoduje o zůstatku dovolené jediná věc, totiž jestli nová smlouva na tu starou navazuje bez jediného dne mezery.
- Platné od nové smlouvy je přesně den po Platném do té staré. Poměr se bere jako pokračující, zůstatek dovolené se nepřepočítává znovu od nuly a nic se neproplácí.
- Mezi smlouvami je aspoň jeden den mezery. Jsou to dva samostatné poměry. Starý se uzavře i se zůstatkem dovolené a nový začíná s vlastním nárokem.
Totéž pravidlo platí zvlášť pro hlavní pracovní poměr a zvlášť pro ostatní smlouvy, takže dohoda navazující na pracovní poměr pokračováním není.
U nového nástupu jdeme dál podle Nástupu zaměstnance, jen krok se založením zaměstnance odpadá, protože ten už v systému je. Vyprázdníme mu Zaměstnán do a založíme novou smlouvu.
¶ Co zkontrolujeme na konci
- Smlouva má Platné do a vyplněnou kartu Ukončení smlouvy.
- Zaměstnanec má Zaměstnán do stejným datem.
- Přihlášení jeho jménem po posledním dni neprojde.
- Výkaz za měsíc odchodu má fond jen do dne odchodu a je uzavřený.
- Mzda za měsíc skončení je spočítaná a případný zůstatek dovolené je v ní vidět jako položka Vyplacení zbývající dovolené.
- Odhláška je vygenerovaná a odeslaná.
- Zápočtový list je vytištěný a odpracovaná doba na něm sedí.
- Přihlašovací údaje jsou smazané a karta odebraná.
¶ Nejčastější problémy
| Problém | Proč se děje | Co s tím |
|---|---|---|
| Bývalý zaměstnanec se dál přihlašuje | vyplnilo se jen Platné do na smlouvě | doplníme Zaměstnán do, viz krok 2 |
| Bývalý zaměstnanec pracuje dál i po vyplnění data | běžící relace se sama neukončí | odhlásíme ho ručně, relaci jinak zruší noční úloha, viz krok 8 |
| Odcházejícímu člověku běží dál mzda a hlášení | vyplnilo se jen Zaměstnán do na zaměstnanci | doplníme Platné do na smlouvě, viz krok 1 |
| Poslední výkaz má fond za celý měsíc | chybí Zaměstnán do na zaměstnanci | doplníme datum, viz krok 2 |
| Mzdy za měsíc se nevygenerují vůbec nikomu | některá smlouva nemá Mzdový výměr, hláška jmenuje jen její interní číslo | doplníme výměr a spustíme generování znovu, viz krok 4 |
| Odhláška se nevygeneruje a neukáže se žádná hláška | chybí mzda za měsíc skončení | spočítáme mzdu a hlásíme až potom, viz krok 4 |
| Ve mzdě chybí proplacená dovolená | není přiřazená mzdová složka pro nevyčerpaný zůstatek | přiřadíme ji zaměstnanci nebo jeho typu smlouvy, viz krok 5 |
| Zůstatek dovolené se nepřevedl do nového roku | u končícího poměru se převod nedělá | zůstatek se proplácí, viz Když poměr končí k 31. prosinci |
| Na zápočtovém listu je doba zaměstnání 0 roků 0 dní | tiskl se dřív, než se vyplnilo Platné do | doplníme datum a vytiskneme znovu, viz krok 7 |
| Vracejícímu se zaměstnanci se přepočítal nárok od nuly | mezi smlouvami je den mezery | navazující smlouva začíná den po konci té staré, viz Odchod a nový nástup |
¶ Souvislosti
- Pracovní smlouva — karta Ukončení smlouvy, důvody ukončení a odstupné.
- Detail zaměstnance — období zaměstnání, čísla karet, role a zastupování.
- Zbývající nepřítomnosti — nárok, zůstatek, převod a proplacení.
- Výkaz docházky — poslední měsíc a jeho uzavření.
- Registrace zaměstnanců — odhláška a kontrola chyb před podáním.
- Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele — poslední měsíc smlouvy v hlášení.
- Nástup zaměstnance — zrcadlový scénář pro příchod.