Služební cesta je ve Factorify samostatná agenda Služební cesty v menu Docházka. Vedle ní stojí agenda Náhrady s přehledem nezapočteného času a tři agendy sazeb v nastavení lidských zdrojů.
¶ K čemu služební cesta slouží
Služební cesta plní dvě role současně.
- Docházkovou — čas strávený na služební cestě a prací na ní vstupuje do výkazu docházky jako přítomnost, místo obvyklé práce.
- Ekonomickou — z ujetých kilometrů, spotřeby paliva a doby pobytu v jednotlivých zemích vznikne stravné a náhrady, ze kterých se sestaví vyúčtování.
Obě role fungují nezávisle na sobě. Služební cesta může vstoupit do docházky, i když se nevyúčtuje, a naopak. Obojí se eviduje na jednom záznamu, ale počítá se odděleně.
¶ Kdy stačí nepřítomnost
Ne každá služební cesta potřebuje celý aparát záznamů a vyúčtování. Ve výchozích záznamech je i typ nepřítomnosti Pracovní cesta, který založí prostý záznam nepřítomnosti bez výdajů, stravného a bilance. Hodí se, když jde jen o evidenci, kde zaměstnanec byl. Je nastavený jako pracovní, takže se čas počítá jako odpracovaný, a je mimo směnu.
Ve výchozím nastavení o tento typ zaměstnanec sám nežádá, zadává ho personalista v agendě Nepřítomnosti. Kdo chce nechat žádat i zaměstnance, zaškrtne na typu pole Žádost zaměstnance.
Typ nepřítomnosti a agenda Služebních cest spolu nijak nesouvisí. Jde o dvě nezávislé evidence a záznam z jedné se do druhé nepřenáší. Vyúčtování, stravné a náhrady vznikají výhradně v agendě Služební cesty. Když tedy zaměstnanec potřebuje proplatit stravné, musí založit skutečnou služební cestu, samotná nepřítomnost nestačí.
¶ Co nastavíme předem
Bez tří agend v nastavení lidských zdrojů se náhrady nedopočítají.
- Nastavení služebních cest — sazba za kilometr a sazebník stravného. Bez řádku platného k datu služební cesty systém uložení rovnou odmítne hláškou o nenastavených sazbách.
- Náhrady, stravné — sazby zahraničního stravného po zemích. Chybějící sazba se neohlásí nijak, jen stravné vyjde nula.
- Typy paliv — sazba za litr pro každý druh paliva.
Podrobně jsou popsané v sekci Sazby a nastavení. Všechny tři jsou historizované, takže sazby nepřepisujeme, ale zakládáme nový řádek s novou platností.
Dále potřebujeme rozdaná oprávnění a u zaměstnanců s pružným úvazkem vyplněnou Běžnou pracovní dobu v nastavení docházky, protože podle ní se u nich čas na služební cestě ořezává.
¶ Životní cyklus služební cesty
Typický průběh má šest kroků a v každém z nich jedná někdo jiný.
- Zaměstnanec založí žádost. Tlačítkem Služební cesta ve widgetu Nová žádost o nepřítomnost na nástěnce, nebo přímo v agendě. Vyplní hlavičku a uloží. Potřebuje k tomu oprávnění Zažádat (
BUSINESS_TRIP_REQUEST). - Nadřízený žádost vyřídí. Ve widgetu Žádosti ke schválení ji přijme nebo zamítne. Schválením se zaměstnanci uzamkne úprava obecných informací.
- Zaměstnanec zapíše záznamy. Na kartě Záznamy jednotlivé úseky služební cesty, na kartě Záznamy práce čas skutečně odpracovaný na místě. Může to dělat v průběhu služební cesty i po jejím skončení. Upravovat je smí do chvíle, než je nadřízený potvrdí.
- Nadřízený záznamy potvrdí. Otevře detail služební cesty a záznamy podle potřeby opraví a zaškrtne u nich Potvrzeno. Tím se stanou pro zaměstnance needitovatelnými a teprve tím vstoupí do výkazu docházky.
- Vznikne vyúčtování. Systém při každém uložení dopočítá výdaje a bilanci. Zaměstnanec doplní ručně zadávané položky, například ubytování a kapesné.
- Účetní služební cestu uzavře. Po proplacení přepne stav na Vyúčtováno.
¶ Stavy služební cesty
| Stav | Význam |
|---|---|
| Žádost | zaměstnanec žádá o služební cestu, výdaje se ještě nepočítají |
| Schváleno | služební cesta je povolená, bilance se počítá |
| Vyúčtováno | služební cesta je uzavřená, vyúčtování proběhlo |
| Zamítnuto | nadřízený služební cestu nepovolil, do výkazu nevstupuje |
| Zrušeno | zaměstnanec služební cestu zrušil, do výkazu nevstupuje |
Nabídka obsahuje ještě stavy Předáno ke schválení a Věcně schváleno. Nemají vlastní tlačítko ani automatiku, ale se stavem Žádost je systém nezaměňuje. Zachází s nimi jako se schválenou služební cestou, takže se karty Zálohy a Vyúčtování zobrazí, bilance se počítá a zaměstnanec už nesmí měnit hlavičku. Jediná odchylka je událost do kalendáře. Přepnutí do těchto dvou stavů, stejně jako přepnutí do stavu Vyúčtováno, událost neodešle. Posun data začátku nebo konce ji odešle i v nich.
Stav se mění polem Stav na detailu služební cesty, žádná tlačítka Schválit ani Vyúčtovat tam nejsou. Nadřízený má vedle toho ještě widget Žádosti ke schválení.
Widget a pole Stav nemají stejný dosah. Widget ukazuje jen žádosti lidí, jejichž jsme skutečným nadřízeným podle nastavené organizační struktury, kdežto polem Stav mění služební cestu každý, kdo má příslušné oprávnění, bez ohledu na organizační strukturu. Kdo má oprávnění pro všechny, ale není nikomu nastavený jako nadřízený, uvidí widget prázdný a schvaluje jen z detailu služební cesty.
Do výkazu docházky vstupují služební cesty ve všech stavech kromě Zamítnuto a Zrušeno. O započtení času tedy nerozhoduje schválení služební cesty, ale potvrzení jednotlivých záznamů. I neschválená služební cesta se do výkazu promítne, jakmile má potvrzené záznamy.
Zaměstnanec svoji služební cestu zruší tlačítkem Zrušit ve widgetu Moje žádosti, dokud je ve stavu Žádost. Smazat služební cestu nejde vůbec, zrušená v agendě zůstává.
Systém o žádosti neposílá žádné upozornění. Nadřízený ji uvidí ve svém widgetu. Pokud je zapnutý export do externího kalendáře, odejde zaměstnanci na pracovní e-mail pozvánka a při změně stavu její aktualizace.
¶ Kdo smí co měnit
Zaměstnanec upraví obecné údaje služební cesty jen dokud je ve stavu Žádost. Po schválení už hlavičku nezmění, ale výdaje a bilanci může doplňovat až do stavu Vyúčtováno. Přílohy přidává v každém stavu.
Personalista a nadřízený s oprávněním ke schvalování mění hlavičku i stav v každém stavu služební cesty.
Když je v globálních parametrech zapnuté pole Spravovat docházku pouze přímých podřízených, seznam ukazuje nadřízenému služební cesty všech podřízených do hloubky, tedy i podřízených jeho podřízených, kdežto detail se otevře jen u přímých podřízených. Vedoucí tak v seznamu vidí služební cestu, jejíž detail mu systém odmítne otevřít. Objeví se červená hláška Nemáte oprávnění.
¶ Hlavička služební cesty
Hlavička popisuje služební cestu jako celek. Povinná je skoro celá, konkrétně Zaměstnanec, Začátek, Konec, Začátek cesty, Cíl cesty, Výchozí země, Cílová země, Stav, Měna, Způsob přepravy, Místo jednání a Účel cesty. Nepovinné jsou jen Spolucestující, Ubytování, Poznámka a Přílohy. Nová služební cesta se předvyplní jménem zakladatele, stavem Žádost, referenční měnou a názvem firmy jako místem začátku i cíle. Země se předvyplní podle výchozí adresy firmy.
Zaměstnanec je osoba, které služební cesta patří a do jejíhož výkazu se čas započítá.
Spolucestující slouží k evidenci a k funkci kopírování intervalů. Do výkazů spolucestujících se nic nepřenáší, každý z nich potřebuje vlastní služební cestu.
Začátek a Konec ohraničují služební cestu. Datum každého záznamu musí spadat do tohoto rozmezí.
Začátek cesty a Cíl cesty nesou jen název místa jako text.
Výchozí země a Cílová země jsou samostatná pole s výběrem země. Do stravného ale nevstupují. O tom, jestli se den počítá jako tuzemský nebo zahraniční, rozhoduje výhradně Cílová země jednotlivého záznamu, země z hlavičky do výpočtu nevstupuje vůbec.
Způsob přepravy vybíráme z číselníku Přepravní prostředky. Standardně v něm najdeme sedm hodnot, tedy Vlastní pro vlastní vozidlo a k tomu Služební, Letadlo, Autobus, Rychlík, Taxi a Osobní vlak. Vlastní hodnoty si do číselníku můžeme přidat, hodnotu Vlastní ale smazat nejde. Náhrady za ujeté kilometry a za palivo vznikají jen u hodnoty Vlastní, a jen u ní se v záznamu zpřístupní pole Spotřeba, Vzdálenost a Palivo. U ostatních přepravních prostředků zůstanou tato pole nepřístupná a žádná náhrada se nepočítá.
Měna je povinná, ale do výpočtu nevstupuje. Bilance vzniká za každou měnu výdajů zvlášť a cílová měna se v ní předvyplní shodná se zdrojovou.
Ubytování, Poznámka a Přílohy jsou volné evidenční údaje.
Služební cesty se nedělí na tuzemské a zahraniční žádným polem. Zda jde o zahraniční služební cestu, plyne až ze zemí uvedených u jednotlivých záznamů, a proto ji rozepíšeme na úsek do hranice a úsek v zahraničí. Proč na tom záleží a co se stane bez toho, ukazuje výpočet stravného.
¶ Záznamy a záznamy práce
Služební cesta se skládá z jednotlivých úseků na kartě Záznamy. Vytváříme je ručně, systém je z hlavičky negeneruje. První záznam se předvyplní podle hlavičky a každý další naváže na konec předchozího, takže po sobě jdoucí úseky zapisujeme rychle.
Záznam nese datum, místo a zemi odkud a kam, časy Začátek a Konec, způsob přepravy a u vlastního vozidla povinnou Spotřebu, Vzdálenost [km] a Palivo.
První řádek se z hlavičky předvyplní celý, tedy výchozí i cílové místo, Výchozí země, Cílová země i datum začátku cesty. V každém dalším řádku se z předchozího řádku převezme jen výchozí strana, tedy výchozí místo a Výchozí země podle cíle předchozího řádku. Cílová země, cílové místo a datum zůstanou prázdné, a Cílová země je přitom povinná. Když ji zapomeneme, řádek se neuloží a aplikace vytkne chybějící pole i s číslem řádku.
Karta Záznamy práce eviduje čas skutečně odpracovaný na místě, na rozdíl od času stráveného přesunem. Vedle nahlášených časů Začátek a Konec má pole Potvrzený čas začátku a Potvrzený čas konce, kterými nadřízený upraví uznaný čas. Když je nevyplníme, uzná se nahlášený čas. Rozdíl mezi nahlášeným a potvrzeným časem se stává rezervou.
Tlačítko Zkopírovat intervaly převezme záznamy i záznamy práce z jiné služební cesty, na které je jako spolucestující veden zaměstnanec této služební cesty. Na tom, kdo je právě přihlášený, nezáleží. Kopírují se i potvrzené řádky, ale kopiím se příznak potvrzení odškrtne. Tlačítko je přístupné jen do chvíle, než má služební cesta první vlastní záznam nebo záznam práce, takže kopírujeme jako úplně první krok.
Když se čas záznamu práce překrývá se zaznamenanou přítomností v docházce, systém na to upozorní hláškou Záznam práce se překrývá s přítomností!. Není to chyba a záznam se uloží. Upozornění přijde až ve chvíli, kdy u záznamu zaškrtneme Potvrzeno, při zadávání ani při uložení se překryv nekontroluje. Platí to jen pro kartu Záznamy práce, na kartě Záznamy se tahle kontrola nedělá vůbec.
¶ Potvrzování záznamů
Každý záznam má zaškrtávátko Potvrzeno. Zaškrtnout ho může jen ten, kdo smí služební cesty schvalovat. Potvrzení se uloží spolu se služební cestou, systém si k němu poznamená, kdo a kdy ho udělal, a řádek pak zamkne proti dalším úpravám.
Potvrzení je klíčové, protože do výkazu docházky vstupují jen potvrzené záznamy. Nepotvrzený záznam se ve výkazu ohlásí jako upozornění u dne a čas se nezapočte.
U cesty s mnoha záznamy nemusíme klikat řádek po řádku. Zaškrtneme Potvrzeno v jednom z nich, klikneme do té buňky pravým tlačítkem a zvolíme Kopírovat hodnoty do všech řádků. Není to zvláštnost služebních cest, nabízí ji každá editovatelná mřížka ve formuláři, a to jen u sloupců, které se dají vyplňovat.
Kopíruje se jen do řádků, které projdou aktivním filtrem mřížky. Máme-li nahoře ve sloupci něco zafiltrováno, skryté řádky zůstanou, jak byly, a snadno se přehlédnou. Před hromadným potvrzováním proto filtr zrušíme, nebo naopak vědomě využijeme k tomu, abychom potvrdili jen vybranou část cesty.
Nový řádek přidaný hned za potvrzeným záznamem zdědí zaškrtnuté Potvrzeno a rovnou se jeví jako zamčený. Než ho vyplníme, musíme zaškrtávátko ručně odškrtnout. Platí to jen na kartě Záznamy, na kartě Záznamy práce se potvrzení nedědí.
Nepotvrzené záznamy se při každém uložení služební cesty zaokrouhlují podle pole Zaokrouhlení služební cesty na minuty v nastavení docházky. Zaokrouhluje se začátek i konec vždy nahoru, takže se celý úsek o zaokrouhlovací krok posouvá dopředu. Při zaokrouhlení na 15 minut se z úseku 8:10–16:20 stane 8:15–16:30. Kdo potřebuje přesné časy, nechá záznam nejdřív potvrdit. Potvrzený záznam se už nezaokrouhluje.
Uzamčený výkaz se do služebních cest promítá třemi různými způsoby a každý má vlastní podmínku.
Uložení celé služební cesty odmítne, když je Začátek cesty starší nebo roven konci posledního uzamčeného měsíce zaměstnance. Hláška zní Služební cesta, kterou se snažíte změnit, je v uzamčeném výkazu docházky! a platí i pro toho, kdo služební cesty smí potvrzovat, tedy i pro správce.
Upozornění při výběru zaměstnance se ukáže jen tehdy, když cesta už obsahuje záznamy spadající do jeho uzamčeného měsíce. Vypíše dotčené měsíce větou, že intervaly v následujících uzamčených měsících nebudou uložené. Když záznam do uzamčeného měsíce přidáme až potom, neozve se nic.
Jednotlivý potvrzený záznam systém při ukládání vynechá, ale jen tomu, kdo nemá oprávnění služební cesty potvrzovat.
¶ Výdaje a stravné
Karta Výdaje obsahuje položky dvojího původu, které od sebe rozezná sloupec Vygenerováno. Generované systém přepočítá při každém uložení služební cesty a ručně zadané položky zůstávají beze změny. Ve stavu Žádost se nepřepočítává nic, generované výdaje se vůbec nezaloží a neozve se ani hláška o nenastavených sazbách.
Opotřebení vozidla vznikne u vlastního vozidla jako ujeté kilometry krát sazba za kilometr z nastavení služebních cest.
Palivo se spočítá z ujetých kilometrů a spotřeby na sto kilometrů a vynásobí sazbou za litr podle druhu paliva. Položka vzniká zvlášť pro každý druh paliva.
Strava, tedy stravné, vzniká za každý den a region zvlášť podle pravidel níže.
Číselník Typ výdaje služební cesty má šest hodnot a žádnou z nich nejde smazat. Strava, Opotřebení vozidla a Palivo generuje systém, Doprava, Ubytování a Kapesné se přidávají ručně. Kapesné nemá v systému žádnou sazbu a zadáváme ho vždy ručně.
Do číselníku typů výdajů nepřidávejme vlastní hodnotu pro zálohu. Systém sečte do bilance všechny výdaje bez ohledu na typ, takže by se takový řádek k útratě přičetl, místo aby ji snížil. Vyplacené zálohy patří výhradně na kartu Zálohy, jedině odtud se od výdajů odečtou.
Zaškrtávátko Nezapočítávat do vyúčtování vyřadí položku z bilance, ale ponechá ji v evidenci.
U generovaných položek je zaškrtávátko rovnou nepřístupné, takže je takto z bilance vyřadit nejde. Zato Částku u generované položky přepsat lze a ruční přepis další přepočet přežije. Kdo potřebuje generovanou položku srazit na nulu, přepíše tedy částku, nebo odstraní její příčinu, tedy vzdálenost nebo záznam dne.
¶ Jak se počítá stravné
Systém nejdřív spočítá, kolik hodin zaměstnanec v každý den strávil ve které zemi, a pak pro každý den a region vytvoří jednu položku stravného.
Hodiny se jednotlivým zemím rozdělují podle Cílové země záznamu. Každý záznam dostane čas od svého Začátku do Začátku následujícího záznamu a ten poslední až do konce služební cesty. Pole Konec se na tohle dělení nepoužije, takže i prodleva mezi dvěma záznamy připadne zemi toho dřívějšího.
Cestu do zahraničí proto rozdělíme na hranicích na dva záznamy, jeden s Cílovou zemí Česko po hranice a druhý s Cílovou zemí té ciziny. Stejně to uděláme při návratu. Bez rozdělení dostane zahraniční sazbu i tuzemská část jízdy a při návratu naopak celý čas po posledním záznamu připadne tuzemsku.
Rozdíl je vidět na dvoudenní cestě do Rakouska, která obojím způsobem zadaná vyjde takto.
| Zadání | První den | Druhý den |
|---|---|---|
| jeden záznam tam a jeden zpět | Rakousko 18:00 | Rakousko 14:00 a Česko 6:00 |
| se záznamem navíc na každé hranici | Česko 3:00 a Rakousko 15:00 | Rakousko 17:00 a Česko 3:00 |
Počet hodin každé položky si přečteme ve sloupci Popis, samostatný sloupec pro hodiny mřížka nemá. Údaj o zkrácení v témže popisu se týká jedině krácení za uhrazená jídla, krácení podle hodinového pásma v něm není vidět.
U tuzemského dne se sazba hledá v sazebníku nastavení služebních cest podle počtu hodin. Platí řádek s nejvyšší hodnotou Od hodin, která je menší nebo rovna počtu hodin dne.
U zahraničního dne se základní sazba bere z agendy Náhrady, stravné podle země a data. Zahraniční hodiny se sečtou dohromady, ale sazba se vezme podle země, ve které zaměstnanec strávil v daném dni nejvíce času. Když pro zemi žádná sazba platná k danému dni není, stravné vyjde nula a systém na to neupozorní.
Zahraniční sazba se pak upraví polem Náhrada [%] ze sazebníku.
Pole Náhrada [%] se přes svůj název chová jako krácení. Hodnota 66 znamená, že se vyplatí 34 procent sazby. Když pro dané pásmo žádný řádek neexistuje, použije se 100, což znamená stravné nula. Sazebník proto vyplňujeme s vědomím tohoto významu a výsledek si po zadání zkontrolujeme na zkušební služební cestě.
Pole Uhrazená jídla krátí stravné o zadaný počet jídel krát Krácení [%], nejvýše však o sto procent. Tuzemské a zahraniční krácení má v sazebníku vlastní řádky.
¶ Ze kterého času se stravné počítá
Tohle je nejčastější zdroj překvapení, protože počet hodin dne se nebere ze součtu jednotlivých záznamů.
Systém si vezme jeden souvislý interval od začátku prvního záznamu do konce toho posledního a ten rozřeže po kalendářních dnech. Všechno mezi tím, tedy noci, večery doma i víkendy, se do hodin započítá v plné výši. Pole Konec u průběžných záznamů se přitom nepoužije vůbec, pravý okraj intervalu určuje jen nejpozdější konec ze všech záznamů a záznamů práce.
Z toho plynou tři důsledky.
Hlavičkový Začátek a Konec se do stravného nepromítnou nijak, hranice určují výhradně záznamy.
Den bez vlastního záznamu, který leží uvnitř intervalu, stravné dostane, a to za celých čtyřiadvacet hodin. Hodiny takového dne připadnou Cílové zemi předchozího záznamu, takže u cesty do Rakouska s jedním záznamem tam a jedním zpět dostanou dny mezi nimi rakouskou sazbu.
Záznamy práce hodiny nezakládají. Vstupují jedině jako kandidát na konec služební cesty, takže mohou interval protáhnout doprava. Když ho posunou až na další kalendářní den, dostane stravné i ten den, přestože na něm neleží jediný záznam. Hodiny se přitom počítají od půlnoci, ne od začátku záznamu práce. Záznam práce v úterý 7:00–9:00 na cestě, která jinak končí v pondělí odpoledne, tedy přidá úterní stravné za devět hodin.
U záznamu práce rozhoduje Potvrzený čas konce, a teprve když zůstane prázdný, počítá se se zadaným Koncem. Vyplnit ho jde, aniž bychom zaškrtli Potvrzeno, takže stravné umí posunout i řádek, který jako potvrzený vůbec nevypadá. Do výkazu docházky se přitom takový nepotvrzený záznam nezapočítá, a rozdíl mezi stravným a výkazem je pak nesnadné vysvětlit.
Příklad denního dojíždění. Technik jezdí celý týden ráno k témuž zákazníkovi, tam pracuje a odpoledne se vrací domů. Když si na to založí jednu služební cestu od pondělí do pátku se záznamy Po 6:00–7:00 a 15:00–16:00, Út 6:00–7:00 a 15:00–16:00 a tak dál, vyjdou hodiny takto.
| Den | Hodiny | Sazba |
|---|---|---|
| pondělí | 18:00 | pásmo od 18 hodin |
| úterý | 24:00 | pásmo od 18 hodin |
| středa | 24:00 | pásmo od 18 hodin |
| čtvrtek | 24:00 | pásmo od 18 hodin |
| pátek | 16:00 | pásmo od 12 hodin |
Dohromady 106 hodin, tedy přesně od pondělí 6:00 do pátku 16:00. Za noci strávené doma zaměstnanec dostane plné stravné.
Při denním dojíždění proto zakládáme samostatnou služební cestu na každý den. Pak vyjde každý den na 10 hodin a použije se pásmo od 5 hodin, tedy nejnižší sazba. Rozdíl je zásadní, na výchozím sazebníku stojí takový týden jednou služební cestou 1 637 korun, kdežto pěti samostatnými 740 korun.
¶ Zálohy a vyúčtování
Karta Zálohy eviduje vyplacené zálohy s datem, částkou, měnou a poznámkou. Záloha se v bilanci odečítá od výdajů.
Karta Vyúčtování se počítá sama. Za každou měnu vznikne jeden řádek s částkou, která je rozdílem výdajů a záloh, a s částkou přepočtenou do domácí měny. Výsledek říká, kolik se má zaměstnanci doplatit, nebo kolik má vrátit. Domácí přepočet dělá systém sám kurzem k datu začátku služební cesty a přepsat ho nejde.
Sloupce Cílová měna a Směnný kurz jsou proti tomu ruční. Systém do nich předvyplní zdrojovou měnu a kurz jedna a sám je nikdy nedopočítá, takže při přepočtu do jiné měny vyplníme kurz vlastní rukou. Vedle nich je dopočítaný sloupec Celkem, který ukazuje výsledek ručního přepočtu, tedy částku vynásobenou zadaným kurzem.
Karty Zálohy a Vyúčtování se u služební cesty ve stavu Žádost vůbec nezobrazí a bilance se nepočítá. Ve všech ostatních stavech se počítá, tedy nejen po schválení, ale i ve stavech Předáno ke schválení a Věcně schváleno. Když tedy zaměstnanec žádnou bilanci nevidí, je jeho služební cesta pořád ve stavu Žádost.
Karta Výdaje ve stavu Žádost naopak vidět je a psát do ní jde, jenže zapsané položky uložení zahodí. Uložená služební cesta si drží výdaje z předchozí verze, takže po znovuotevření je karta zase prázdná a systém na nic neupozorní. Výdaje proto vyplňujeme až potom, co je cesta v jiném stavu než Žádost.
Zaúčtování cestovních náhrad je popsané v účetní části wiki, zvlášť pro služební cestu s poskytnutím zálohy a bez poskytnutí zálohy.
¶ Vazba na výkaz docházky
Čas ze služební cesty se do výkazu dostane ve čtyřech krocích.
- Systém si připraví referenční pracovní dobu dne. U pevného úvazku je to naplánovaná směna, u pružného úvazku pole Běžná pracovní doba z nastavení docházky.
- Všechny potvrzené záznamy práce se uznají celé. Použije se potvrzený čas, a když chybí, čas nahlášený. Rozdíl mezi nahlášeným a potvrzeným časem se odloží do rezervy.
- Z potvrzených záznamů se uzná jen průnik s referenční pracovní dobou. Čas mimo něj se odloží do rezervy.
- Co takto vzniklo, se do výkazu zapíše jako konečné intervaly dne, tedy jako běžná přítomnost.
U pružného úvazku se o víkendu a ve svátek neuzná čas ze Záznamů, protože pro tyto dny žádná běžná pracovní doba neexistuje, a jde celý do rezervy. Záznamy práce se proti tomu přidávají bez ohledu na den, takže odpracovaný čas o víkendu i ve svátek do přítomnosti vstoupí.
U pevného úvazku systém cestu do dne dopočítá jen tehdy, když ten den ještě nemá uložené konečné intervaly. Jakmile je den má, do přítomnosti z cesty nepřibude nic a celý čas cesty mimo tyto intervaly se odloží do rezervy. Na dvanáctihodinové cestě tak den bez konečných intervalů uzná 8:00 přítomnosti a 3:30 rezervy, kdežto den s ručně zadaným intervalem 08:00 až 12:00 uzná jen 4:00 přítomnosti a 8:00 rezervy.
¶ Rezerva
Rezerva je čas strávený na služební cestě, který se do přítomnosti nedostal. Vzniká ze dvou zdrojů, z části služební cesty mimo uznané intervaly a z rozdílu mezi nahlášeným a potvrzeným časem u záznamů práce.
Rezerva se ve výkazu použije jen za tří podmínek zároveň. Musí být zaškrtnuté pole Rezerva služební cesty v nastavení docházky, zaměstnanci musí v měsíci chybět hodiny do fondu a rezerva musí vzniknout. Do výkazu pak přibude řádek Rezerva ve výši chybějících hodin, nejvýše však ve výši vzniklé rezervy. Přesčas z rezervy nikdy nevznikne.
Řádek Rezerva se započítá do Vykázaného času a o tutéž hodnotu sníží Chybějící hodiny, není to jen informativní číslo vedle výkazu.
Žádné pořadí čerpání neexistuje. Systém sečte rezervu ze záznamů i ze záznamů práce do jediného čísla a do výkazu zapíše jeden řádek Rezerva. Rozdělení na pracovní dny, víkendy a svátky se ve výkazu neprojeví nijak, uvidíme ho jedině v agendě Náhrady.
Nevyužitá rezerva se neztratí úplně, přehled o ní dává agenda Náhrady.
¶ Agenda Náhrady
Agenda Náhrady v menu Docházka ukazuje za zvolený měsíc, kolik času ze služebních cest se zaměstnancům nezapočetlo do výkazu. Je to podklad pro ruční proplacení náhrady mzdy.
Přehled se počítá až při otevření a nikde se neukládá. Řádek dostane každý zaměstnanec s potvrzenými záznamy. Kdo v přehledu je, řídí oprávnění — se schvalováním pro všechny vidíme všechny, se schvalováním pro podřízené jen podřízené a bez obojího jen sebe.
Vedle identifikace zaměstnance má přehled šest datových sloupců. Rozdělují nezapočtený čas ze Záznamů práce a ze Záznamů cesty, každý zvlášť pro pracovní dny, víkendy a svátky.
Přehled ukazuje jen tu část rezervy, která se do výkazu nevešla. Když zaměstnanci chybí do fondu víc hodin, než kolik rezervy vzniklo, spotřebuje se celá rezerva ve výkazu a v Náhradách zůstanou samé nuly, přestože rezerva vznikla.
Měsíc vybíráme polem Měsíc, které funguje jako kalendář s výběrem roku a měsíce. Přednastavený je aktuální měsíc.
Agenda zůstane prázdná, dokud není zaškrtnuté pole Rezerva služební cesty v nastavení docházky. Bez rezervy se nezapočtený čas nesleduje. Prázdný přehled ale může znamenat i jen to, že ve vybraném měsíci nikdo nemá potvrzené záznamy, takže před hledáním chyby zkontrolujeme nastavený měsíc.
Náhrady se do mezd nepřenášejí. Údaje z přehledu použijeme ručně, například jako podklad pro odměnu. Na mzdě zaměstnance se služební cesty za měsíc jen informativně vypisují.
¶ Sazby a nastavení
Sazby vedou tři agendy v nastavení lidských zdrojů. Všechny jsou historizované, takže sazby nepřepisujeme, ale zakládáme nový řádek s novou platností.
Nastavení služebních cest nese pole Náhrada za přepravu za km a sazebník stravného. Řádek sazebníku má Region s hodnotou pro tuzemsko nebo zahraničí, Typ náhrady s hodnotou Náhrada nebo Krácení, Od hodin jako dolní hranici pásma, Náhradu jako částku, Náhradu [%] a Krácení [%]. Chybí-li nastavení platné k datu služební cesty, systém uložení odmítne hláškou o nenastavených sazbách.
Náhrady, stravné vede zahraniční sazby po zemích s částkou, měnou a platností.
Typy paliv vedou sazbu za litr pro každý druh paliva.
Novou sazbu zakládáme vždy ve dvou krocích. Nejdřív u dosavadního řádku vyplníme Platné do dnem, kterým má stará sazba skončit, a uložíme. Teprve pak založíme nový řádek s Platné od následujícím dnem. Řádek, jehož platnost se překrývá se stávajícím, systém odmítne hláškou Snažíte se uložit nastavení, které se částečně překrývá s již existujícím nastavením!. Platí to shodně pro sazby služebních cest, zahraniční stravné i typy paliv.
U nejnovějšího řádku necháváme Platné do prázdné, protože prázdná hodnota znamená bez konce. Vyplněné datum sazbu ukončí a služební cesta za touto hranicí skončí hláškou Sazby služebních cest nejsou nastavené pro s uvedeným datem.
U typů paliv drží jednotlivé sazby téhož paliva pohromadě jenom název. Nový řádek s novou sazbou proto pojmenujeme přesně stejně jako ten dosavadní. Kontrola překryvu platností se totiž ozve jen u řádků se shodným názvem, a porovnává se celý název včetně cizojazyčných překladů. Řádek s jinak napsaným názvem projde i s překrývající se platností a v záznamu služební cesty se pak nabídnou obě paliva vedle sebe.
Řádek sazebníku s hodnotou Od hodin rovnou nule se nikdy neuplatní, protože se hledá pásmo s hodnotou větší než nula. Nejnižší pásmo proto zakládáme od skutečné dolní hranice, například od pěti hodin.
Sazby vyhlašované vyhláškou nahrává zákazníkům Factorify, ale zkontrolovat platnost nového roku se vyplatí.
V nastavení docházky je karta Služební cesta se dvěma poli. Zaokrouhlení služební cesty na minuty určuje krok zaokrouhlování záznamů a mění se se zpětnou platností. Rezerva služební cesty zapíná započítávání rezervy a zamrazuje se při prvním uzamčení výkazu v měsíci.
Historizace sazeb je nejčastější důvod, proč služební cesta vyjde jinak, než jsme čekali, a každá ze tří náhrad si bere sazbu odjinud.
- Opotřebení vozidla počítá sazbou platnou k datu konce služební cesty.
- Stravné počítá nastavením platným pro každý den zvlášť.
- Palivo se sazbou nakládá jinak než obojí předchozí. V záznamu vybíráme konkrétní řádek číselníku paliv a nabídnou se jen ty, které jsou platné k datu začátku cesty. Náhrada se pak počítá sazbou z vybraného řádku, takže pozdější změna platností s už vybraným palivem nehne.
¶ Oprávnění
| Kód | Název v agendě Oprávnění | Co dovoluje |
|---|---|---|
BUSINESS_TRIP_REQUEST |
Docházka – Služební cesty – Zažádat | založit vlastní služební cestu, vidět tlačítko ve widgetu a otevřít agendy Služební cesty a Náhrady |
BUSINESS_TRIP_CONFIRM |
Docházka – Služební cesty – Pro všechny | otevřít a měnit služební cestu kohokoli včetně stavu a potvrzování záznamů |
BUSINESS_TRIP_CONFIRM_SUBORDINATES |
Docházka – Služební cesty – Pro mé podřízené | totéž pro podřízené |
BUSINESS_TRIP_CONFIG |
Docházka – Služební cesty – Nastavení | upravovat sazby ve třech agendách nastavení |
PROCESS_REQUESTS_SUBORDINATES |
Lidé – Zaměstnanci – Schválení žádostí pro podřízené | vyřizovat žádosti ve widgetu Žádosti ke schválení |
Vlastní služební cestu vidí každý zaměstnanec vždy.
Agendu řídí oprávnění Zažádat (
BUSINESS_TRIP_REQUEST). Jeho výslovný zákaz odebere agendu z menu i tomu, kdo má práva cesty potvrzovat, a spolu s ní zmizí i agenda Náhrady.
Rozsah seznamu určuje oprávnění, ne data. S Pro všechny vidíme cesty všech zaměstnanců, s Pro mé podřízené cesty podřízených a k nim vlastní, a bez potvrzovacích práv výhradně cesty vlastní. Potvrzovat a vyúčtovávat smíme podle stejného klíče, jen Pro mé podřízené se na vlastní cestu držitele nevztahuje, takže vedoucí si vlastní cestu sám nepotvrdí.
Widget Žádosti ke schválení běží na jiném oprávnění než samotné schvalování. Kdo má Pro mé podřízené, ale ne Schválení žádostí pro podřízené, změní stav z detailu služební cesty, ale widget mu zůstane prázdný.
¶ Událost do kalendáře
Je-li zapnutý globální parametr Odeslat email s událostí kalendáře při změně nepřítomnosti, posílají se kalendářové události i pro služební cesty. Na rozdíl od nepřítomností, kde mail odchází při každé změně, u cest se pošle jen při posunu data začátku nebo konce a při změně stavu na Žádost, Schváleno, Zamítnuto nebo Zrušeno. Přepnutí do stavů Předáno ke schválení, Věcně schváleno a Vyúčtováno mail samo o sobě nevyvolá a jiná úprava cesty také ne.
Adresátem je pracovní e-mail zaměstnance a adresa z parametru Email sdíleného kalendáře. Událost trvá vždy celý den od 00:00 do 23:59, do kalendáře se zapisuje jako mimo kancelář a při změně se přepisuje.
¶ Nejčastější problémy
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Služební cesta se neobjevila ve výkazu | záznamy nejsou potvrzené | nadřízený je potvrdí na kartě Záznamy, viz Potvrzování |
| Časy se posunuly oproti zadání | zaokrouhlení nepotvrzených záznamů | záznam nejdřív potvrdit, pak upravovat |
| Stravné vyšlo nula | chybí sazebník platný k datu, nebo u zahraničí sazba pro danou zemi | doplnit v nastavení sazeb |
| Stravné vyšlo mnohem vyšší, než čekáme | jedna služební cesta přes víc dní, počítá se souvislý interval včetně nocí | založit samostatnou služební cestu na každý den |
| Nevznikla náhrada za kilometry a palivo | způsob přepravy není Vlastní, nebo chybí Vzdálenost a Spotřeba | opravit v hlavičce i v záznamu |
| Použila se jiná sazba, než jsme čekali | nastavení je historizované a bere se k datu, ne aktuální | zkontrolovat platnost řádku sazebníku |
| Služební cestu nejde uložit | datum záznamu je mimo rozmezí hlavičky, nebo zasahuje do uzamčeného výkazu | upravit datum, nebo odemknout výkaz |
| U pružného úvazku se započetla jen část | čas se ořezal Běžnou pracovní dobou a o víkendu se neuznává vůbec | zbytek je v rezervě |
| U pevného úvazku se do dne z cesty nezapočetlo nic | den už měl uložené konečné intervaly, takže se cesta nedopočítává | celý čas cesty mimo ně je v rezervě |
| Zahraniční sazbu dostal i den, kdy jsme byli půl dne doma | záznam má Cílovou zemi v cizině a drží si čas až do začátku dalšího záznamu | rozdělit jízdu na hranicích na dva záznamy, viz výpočet stravného |
| Mezi výdaji je položka Strava s nulovou částkou | den vyšel na méně hodin, než je nejnižší pásmo sazebníku | není to chyba, položka se založí vždy a částku určuje pásmo |
| Stravné dostal i den, na kterém není jediný záznam | leží uvnitř intervalu a počítá se celý, tedy za čtyřiadvacet hodin | tak je to správně, viz ze kterého času se stravné počítá |
| Přibylo stravné za den po skončení cesty | záznam práce posunul konec intervalu na další kalendářní den | opravit datum záznamu práce, nebo den nechat, pokud odpovídá skutečnosti |
| Stravné se změnilo, přestože se žádný čas nezměnil | u záznamu práce se vyplnil Potvrzený čas konce, který má přednost před zadaným Koncem | zkontrolovat sloupec Potvrzený čas konce na kartě Záznamy práce |
| Agenda Náhrady ukazuje nuly, přestože rezerva vznikla | celá rezerva se spotřebovala ve výkazu na chybějící hodiny | zkontrolovat řádek Rezerva ve výkazu |
| Vyplacená záloha částku k proplacení zvýšila | byla zadaná jako výdaj místo na kartu Zálohy | přesunout na kartu Zálohy |
| Karty Zálohy a Vyúčtování nejsou vidět | služební cesta je ve stavu Žádost | nechat schválit |
| Zapsaný výdaj po uložení zmizel | služební cesta je ve stavu Žádost, kde se ruční výdaje zahazují | přepnout cestu do jiného stavu a výdaj zapsat znovu |
| Agenda Náhrady je prázdná | není zaškrtnutá Rezerva služební cesty, nebo je vybraný jiný měsíc | zkontrolovat obojí |
| Widget Žádosti ke schválení je prázdný | chybí PROCESS_REQUESTS_SUBORDINATES, nebo nejsme nastavení jako nadřízený |
doplnit oprávnění a organizační strukturu |
| Seznam služební cestu ukáže, detail ji odmítne otevřít | zapnuté Spravovat docházku pouze přímých podřízených, jde o podřízeného podřízeného | nechat vyřídit jeho přímého nadřízeného, přidat BUSINESS_TRIP_CONFIRM, nebo parametr vypnout |
| Tlačítko Zkopírovat intervaly je nepřístupné | služební cesta už má první záznam nebo záznam práce | kopírovat na prázdné služební cestě, viz Záznamy |
| Změna záznamu skončila hláškou o uzamčeném výkazu | záznam je v uzamčeném výkazu | odemknout výkaz, nebo záznam nechat být |
| V detailu není žádné tlačítko tisku | pro kontext Služební cesta není založený dokument | vytvořit ho v agendě Dokumenty |
¶ Souvislosti
- Výkaz docházky — kam se čas ze služební cesty započítá a jak se projeví rezerva.
- Nastavení docházky — Zaokrouhlení služební cesty na minuty, Rezerva služební cesty a Běžná pracovní doba.
- Detail zaměstnance — typ úvazku, na kterém závisí ořez času služební cesty.
- Nepřítomnosti — žádosti a jejich schvalování stejným widgetem.
- Oprava uzamčeného výkazu — postup, když cesta zasahuje do uzamčeného měsíce.
- Služební cesta s poskytnutím zálohy — zaúčtování včetně předpisu a párování.
- Služební cesta bez poskytnutí zálohy — zaúčtování cestovních náhrad.
- Cestovní náhrady na přelomu roku — dohadné položky pasivní.
- Služební vozidlo — nepeněžní příjem při soukromém použití.