Docházka eviduje, kdy byl zaměstnanec v práci, plánuje, kdy v práci být má, obojí porovná a rozpočítá čas do kategorií, ze kterých se počítá mzda. Tato stránka je rozcestník celé oblasti. Popisuje, jaké agendy do docházky patří, jak na sebe navazují a v jakém pořadí je zavádíme. Podrobnosti jsou na navazujících stránkách, význam jednotlivých polí najdeme v nápovědě pole ve formuláři.
¶ Co docházka řeší
Docházka ve Factorify plní tři úkoly.
- Eviduje, kdy byl zaměstnanec v práci — příchody a odchody z terminálu, kiosku nebo widgetu, ze vzdáleného záznamu, nebo ručně od personalisty.
- Plánuje, kdy má být v práci — plán směn, typ úvazku, nepracovní dny a svátky.
- Porovnává skutečnost s plánem, rozpočítává čas do kategorií a uzavřený měsíc předává do mezd — přítomnost, přesčas, nadúvazek, noc, odpoledne, víkend, svátek, přestávka, nepřítomnost a kompenzace.
Výstupem je výkaz docházky, měsíční dokument, jehož řádky jsou jednotliví zaměstnanci. Jeho obsah se vždy dopočítává z podkladových dat, neukládá se natvrdo.
Docházková dokumentace končí u uzamčeného výkazu. Zpracování mezd ve Factorify je samostatná oblast, předání podkladu do cizího mzdového systému popisuje stránka mzdy v externím software.
¶ Mapa domény
Docházka má dlouhý řetěz závislostí a většina nejasností pramení z toho, že některý článek chybí. Řetěz vypadá takto.
Plán — Přestávka se přidá k Pracovní směně, směna se přiřadí zaměstnanci na kartě Směny a z přiřazených směn spolu s Parametry docházky vzniká každou noc plán směn.
Skutečnost — záznamy docházky z terminálu, kiosku, widgetu nebo od personalisty se spárují do intervalů příchod a odchod.
Výjimky — nepřítomnosti a služební cesty prochází schválením podle nadřízených rolí, pravidla jim dává typ nepřítomnosti.
Výpočet — plán, záznamy, nepřítomnosti, služební cesty a svátky se podle Nastavení docházky složí do konečných intervalů a z nich do Shrnutí časů ve výkazu.
Uzávěrka — uzamčený výkaz je podkladem pro mzdy, ať už se počítají ve Factorify, nebo mimo něj.
Kdo co v jednotlivých krocích smí, řídí oprávnění. Vyhodnocování popisuje stránka Pozice a role, konkrétní kódy najdeme v sekci Oprávnění na stránce každé agendy a osvědčené sady v doporučených docházkových rolích.
¶ Kde co najdeme
Docházkové agendy jsou ve třech skupinách. V hlavním menu ve skupinách Docházka a HR, nastavovací agendy a globální nastavení pak ve skupině HR v Nastavení.
Menu Docházka.
| Agenda | Popsaná na stránce |
|---|---|
| Denní plán směn | zobrazuje měsíční výkaz se zaměstnanci a jejich plánem směn po dnech |
| Docházka - směny | řádkový přehled s plánovaným začátkem a koncem směny, skutečným příchodem a odchodem zaměstnance v jednotlivých dnech |
| Lidé v práci | agenda ukazuje živý přehled lidí, kteří jsou právě v práci, rozdělený podle skupin pracovišť, více níže |
| Náhrady | ukazuje kolik času ze služebních cest se zaměstnancům nezapočetlo do výkazu, je podkladem pro ruční proplacení náhrady mzdy |
| Nepřítomnost | záznam o nepřítomnosti zaměstnance (dovolená, nemoc, lékař, neplacené volno) |
| Převody přesčasů | přenáší nevyčerpaný přesčas do dalšího měsíce |
| Služební cesty | záznam o služebních cestách zaměstnanců |
| Týdenní plán směn | slouží k přesunům zaměstnanců mezi směnami |
| Výkazy docházky | výkaz se seznamem všech zaměstnanců vybraného měsíce a pod ním výkaz jednotlivého zaměstnance s rozpisem dní |
¶ Lidé v práci
Za přítomného se považuje ten, jehož posledním záznamem docházky za posledních šestnáct hodin je příchod. Kdo žádné pracoviště přiřazené nemá, spadne do skupiny Jiné.
Na dlaždici je jméno, fotka a čas, od kdy je člověk v práci. Kdo si zapsal vzdálený příchod, má před časem ikonu domečku, a kdo je na pochůzce, má dlaždici zvýrazněnou barevným rámečkem. Čas příchodu lze skrýt globálním parametrem Skrýt čas příchodu v agendě lidé v práci. Skryje se celý řádek s časem, takže s ním zmizí i ikona domečku, a zůstanou jen jména rozdělená do skupin pracovišť. Nad seznamem jsou dva filtry. Filtrovat zaměstnance hledá podle jména a Filtrovat skupinu pracovišť podle názvu skupiny.
Vyplněný filtr Filtrovat skupinu pracovišť skupinu Jiné vždy schová. Ta skupina totiž žádný název nemá, takže se s hledaným textem nikdy neshodne a nedá se vyfiltrovat ani napsáním slova Jiné. Lidi bez přiřazeného pracoviště uvidíme jen s prázdným filtrem.
Menu HR, agendy, které docházka potřebuje.
| Agenda | Popsaná na stránce |
|---|---|
| Import zbývajících nepřítomností | import zůstatků |
| Organizační struktura | nadřízené role |
| Úpravy nároků na nepřítomnost | nároky a fond nepřítomností |
| Zaměstnanci | nastavení na zaměstnanci |
| Zbývající nepřítomnost | nároky a fond nepřítomností |
| Změny fondu nepřítomností | nároky a fond nepřítomností |
Agendu Nároky na nepřítomnost dle pracovní smlouvy otevírá samostatné oprávnění CONTRACT_REMAINING_ABSENCES a bez něj v menu vůbec není. Popsaná je také v nárocích a fondu nepřítomností.
Skupina HR v Nastavení.
| Agenda | Popsaná na stránce |
|---|---|
| Náhrady, stravné | služební cesty |
| Nastavení docházky | nastavení docházky |
| Nastavení služebních cest | služební cesty |
| Pracovní pozice | pozice a role |
| Pracovní směny | směny, přestávky a svátky |
| Přestávky | směny, přestávky a svátky |
| Role | pozice a role |
| Svátky | směny, přestávky a svátky |
| Typy nepřítomností | typ nepřítomnosti |
| Typy paliv | služební cesty |
| Typy zdravotních prohlídek | směny, přestávky a svátky |
Tabulka vyjmenovává jen agendy, které se týkají docházky. Do skupiny HR se registrují ještě dvě další, které s docházkou nesouvisí. Nastavení hodnocení zaměstnanců patří k hodnocení zaměstnanců a Nastavení plnění podílu zaměstnávání zdravotně postižených je součástí českého účetního modulu, takže v instalaci bez něj ve skupině vůbec není. Kolik položek uvidíme, závisí navíc na oprávněních, protože každá agenda má vlastní.
Samostatné obrazovky, které se otevírají adresou a nemají levé menu, popisuje stránka terminály a kiosky.
| Obrazovka | Adresa |
|---|---|
| Docházkový terminál | /ui/entry |
| Kiosek přestávek | /ui/kiosk/simple-entry |
| Zaměstnanecký kiosek | /ui/employee-kiosk/dashboard |
¶ Postupy
Vedle agendových stránek stojí postupy. Ty nepopisují pole ani obrazovky, ale vedou celou situací od začátku do konce a říkají, v jakém pořadí jednotlivé agendy obsloužit a co se pokazí, když se pořadí obrátí.
| Postup | Kdy ho potřebujeme |
|---|---|
| Přechod roku | každý prosinec a leden, tedy svátky nového roku, nároky na nepřítomnosti, plán směn a prosincová uzávěrka |
| Změna úvazku | při trvalé změně délky úvazku nebo přechodu mezi pevným a pružným úvazkem |
| Oprava uzamčeného výkazu | když se po uzamčení výkazu nebo mezd objeví oprava, typicky dodatečně doručená neschopenka |
Docházky se týkají i dva postupy z personalistiky, protože zakládají a ukončují docházkové nastavení zaměstnance. Jsou to nástup zaměstnance a ukončení pracovního poměru.
Samostatnou stránku nemá výměna přístupové karty, protože se celá odehraje na jednom místě. Postup pro ztracenou i pro první kartu je v sekci Ztracená a nová karta na detailu zaměstnance.
¶ Doporučené pořadí zavedení
Na nové instanci postupujeme v tomto pořadí, každý krok potřebuje ten předchozí.
- Role a nadřízené role — bez nich není komu posílat žádosti ke schválení. Viz pozice a role.
- Agendy bez závislostí — Pracovní pozice, Typy zdravotních prohlídek a Svátky.
- Pracovní směny — včetně barvy a zkratky, jinak je denní plán nečitelný.
- Přestávky — navěsíme je buď na konkrétní směnu, nebo jako výchozí na všechny.
- Typy nepřítomností — určují, jak se nepřítomnost chová ve výkazu i ve mzdách.
- Nastavení docházky — globální parametry výpočtu.
- Detail zaměstnance — Parametry docházky, přiřazené směny, čísla přístupových karet, období zaměstnání a nadřízené role. Pole Pracovní doba bere hodnotu z číselníku Pracovní úvazek (v hodinách) a ve standardu je v něm založený jediný řádek, Plný úvazek (7,5 hod). Jiné délky úvazku si proto nejdřív doplníme v agendě Číselníky, viz pracovní doba na detailu zaměstnance.
- Nároky na nepřítomnosti — roční nároky a případný import zbývajících dnů.
- Nastavení služebních cest — jen pokud služební cesty používáme.
Bez vyplněné karty Parametry docházky na zaměstnanci se jeho výkaz nedopočítá správně, protože chybí typ úvazku i délka pracovní doby.
¶ Kudy začít podle role
- Personalista — nastavení docházky, typ nepřítomnosti, směny, přestávky a svátky, detail zaměstnance a nakonec výkaz docházky.
- Nadřízený — plán směn, nepřítomnosti, služební cesty a výkaz docházky.
- Zaměstnanec — terminály a kiosky a widgety na nástěnce.
- Implementátor — doporučené pořadí zavedení, doporučené docházkové role a mzdy v externím software.
¶ Doporučené docházkové role
Nastavení je na nás, tohle je osvědčené rozdělení do čtyř rolí. Co který kód odemyká, popisuje sekce Oprávnění na stránce příslušné agendy, obecný popis rolí a jejich zakládání je na stránce Pozice a role.
w
Zaměstnanec nepotřebuje žádné docházkové oprávnění, vlastní výkaz i widgety mu fungují tak jako tak. Podle toho, co má smět sám, přidáme SHIFT_PLAN_MINE, OVERTIME_TRANSFERS_REQUEST, BUSINESS_TRIP_REQUEST a terminálová ERRANDS, SIMPLE_ENTRY_BREAK a ENTRY_LUNCH_BREAK.
Nadřízený dostane varianty pro podřízené, tedy ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ a ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES, ABSENCES_SUBORDINATES, PROCESS_REQUESTS_SUBORDINATES, BUSINESS_TRIP_CONFIRM_SUBORDINATES, REMAINING_ABSENCES_LIST_FOR_SUBORDINATES a OVERTIME_TRANSFERS, k tomu CHECK_ATTENDANCE_STATEMENT, SHIFT_PLANNING_MODULE s úpravou a PEOPLE_AT_WORK_MODULE. Čtecí ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ mu dáváme vždycky, protože bez něj do agendy výkazů nevstoupí, a má-li jen kontrolovat a nic neopravovat, plnou variantu vynecháme. Počítáme s tím, že mu OVERTIME_TRANSFERS ukáže převody přesčasů celé firmy, ne jen podřízených.
Personalista má tytéž věci za celou firmu. U každé dvojice potřebuje obě oprávnění, protože jedno otevírá agendu a druhé rozšiřuje okruh lidí, tedy ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ a ATTENDANCE_STATEMENTS, ABSENCES_SUBORDINATES a ABSENCES, REMAINING_ABSENCES_LIST_FOR_SUBORDINATES a REMAINING_ABSENCES_LIST. Ke služebním cestám potřebuje BUSINESS_TRIP_CONFIRM, k převodům přesčasů OVERTIME_TRANSFERS. Nastavení pokrývají ATTENDANCE_CONFIG, ABSENCE_TYPES, CONFIG_WORKSHIFTS, CONFIG_HOLIDAYS a BUSINESS_TRIP_CONFIG. Doplníme ATTENDANCE_DELETE_RECORDS, LOCK_ATTENDANCE_STATEMENT a IMPORTS_MODULE.
Mzdová účetní potřebuje z docházky hlavně čtení a uzávěrku, takže ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ a ATTENDANCE_STATEMENTS, LOCK_ATTENDANCE_STATEMENT a dvojici ABSENCES_SUBORDINATES a ABSENCES, k tomu mzdovou větev PAYROLLS a ACCOUNTING_CONFIGURATION. Bez čtecího oprávnění by se do agendy výkazů vůbec nedostala a bez ABSENCES_SUBORDINATES ani do agendy nepřítomností.
Většina docházkových agend má dvojici oprávnění, pro všechny a pro podřízené. Do agendy pouští varianta pro podřízené, kdežto varianta pro všechny agendu sama neotevře a jen rozšiřuje okruh viditelných lidí.
¶ Slovníček
| Pojem | Význam |
|---|---|
| Záznam docházky | jeden příchod nebo odchod s časem |
| Konečný interval | výsledný časový úsek, který se počítá jako práce, tedy po zaokrouhlení, oříznutí směnou a doplnění o služební cestu |
| Fond pracovní doby | kolik měl zaměstnanec za měsíc odpracovat |
| Vykázaný čas | součet uznaných časů kromě přesčasu, nejvýše do výše fondu |
| Chybějící hodiny | kolik hodin do fondu chybí |
| Nadúvazek | práce nad zkrácený úvazek, ale do referenční pracovní doby |
| Přesčas | práce nad referenční pracovní dobu, vyhodnocuje se za celý měsíc |
| Neschválený přesčas | u pružného úvazku přesčas nad Maximální povolený přesčas zaměstnance |
| Kompenzace za svátky | dorovnání fondu za neodpracovaný svátek v pracovní den |
| Rezerva | čas na služební cestě mimo pracovní dobu, použitý jen na dorovnání chybějících hodin |
| Převedeno dovnitř / Převedeno ven | přesčas převedený z minulého a do dalšího měsíce |
| Sledovaná přestávka | přestávka evidovaná záznamy s příznakem přestávky, typicky kuřácká pauza |
| Zafixované období | část plánu směn, která je už vygenerovaná, a proto se nepřeplánuje |
| Nepravidelná směna | směna, která se z plánu při přegenerování nikdy nesmaže |
| Zamrazená kopie nastavení | kopie části Nastavení docházky, kterou si měsíc uloží při prvním uzamčení |
¶ Nejčastější problémy
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Změnili jsme Nastavení docházky, ale ve výkazu se nic nezměnilo | měsíc, ve kterém už byl někdo jednou uzamčen, drží zamrazenou kopii části nastavení | odemknout všechny zaměstnance v měsíci a nad seznamem použít tlačítko Aktualizovat nastavení docházky |
| Zaměstnanci se nezobrazuje směna v plánu | není v daném období zaměstnaný, nemá přiřazenou platnou směnu, nebo má pružný úvazek, kterému se plán směn negeneruje | zkontrolovat všechny tři podmínky na detailu zaměstnance |
| Přiřadili jsme novou směnu, ale plán se nezměnil | období je už vygenerované a generátor ho nepřepisuje | nová směna se projeví až za posledním vygenerovaným dnem, dřív ji prosadíme jen ruční úpravou v plánu |
| Zaměstnanec nemůže požádat o typ nepřítomnosti | není splněná některá z podmínek viditelnosti typu | zkontrolovat zaškrtnutou Žádost zaměstnance, nezaškrtnutou Skrytá, nezaškrtnuté Skrýt docházkové widgety v nastavení docházky a u typu se Skrýt nárok ve zkušební době také konec zkušební doby |
| Nesedí zbývající dovolená | roční fond určuje typ pracovní smlouvy, pole Počet dnů za rok na typu nepřítomnosti je jen záložní hodnota pro zaměstnance bez určeného fondu | průběh výpočtu i varování ukazuje sloupec Záznam v agendě Nároky na nepřítomnost dle pracovní smlouvy |
| Zaměstnanec byl v práci déle, a přesto nemá přesčas | přesčas se vyhodnocuje za celý měsíc, ne po dnech, takže delší dny nejdřív dorovnávají dny kratší | počkat na překročení měsíčního fondu, podrobně na stránce výkaz docházky |
| Ve výkazu chybí dnešní den | výkaz zobrazuje dny jen do včerejška | dnešní docházku uvidíme až následující den |
| Agenda docházky není v menu, přestože má člověk variantu oprávnění „pro všechny" | do agendy pouští varianta pro podřízené, ta pro všechny jen rozšiřuje okruh lidí | přidat obě, viz doporučené docházkové role |
| Změna oprávnění se u dotyčného neprojevila | sada oprávnění se počítá při přihlášení a drží se po celé sezení | dotyčný se musí odhlásit a znovu přihlásit, obnovení stránky nestačí |
| V agendě Lidé v práci zmizeli lidé bez pracoviště | je vyplněný filtr Filtrovat skupinu pracovišť a skupina Jiné žádný název nemá | filtr vyprázdnit, jinak se ta skupina nezobrazí nikdy |
¶ Souvislosti
- Kiosky — ostatní zvláštní obrazovky Factorify.
- Personalista - popis fungování personalistiky ve Factorify
- Zamestnanec - popis nastavení detailu zaměstnance